Nous sommes tous passés par là. Vous ouvrez votre boîte de réception le lundi matin et faites face à une avalanche de messages. Certains demandent une attention immédiate. D’autres peuvent attendre. Beaucoup devraient être traités par d’autres membres de l’équipe. Et un nombre étonnant ne demande aucune réponse. Le moteur de règles de Missive vous a toujours permis d’automatiser votre travail exactement comme vous le souhaitez ; aujourd’hui, nous faisons passer cette personnalisation à un tout autre niveau.

Et si votre boîte de réception pouvait se trier toute seule ? Et si elle comprenait de quoi parle chaque e-mail et faisait automatiquement ce qu’il faut, tout en vous laissant le contrôle total de son comportement ? Et si vous pouviez définir précisément comment vos e-mails sont traités, non seulement selon leur expéditeur, mais aussi selon leur contenu ?

Aujourd’hui, nous lançons les règles IA dans Missive : une façon simple d’apporter l’intelligence de l’IA à votre gestion des e-mails, sans la complexité. C’est le même moteur de règles flexible que vous aimez, désormais capable de comprendre le contenu des e-mails comme vous le faites.

Que sont les règles IA ?

Les règles IA sont une extension du moteur de règles existant de Missive. Si vous avez déjà utilisé les règles, vous savez qu’elles sont très efficaces pour automatiser les tâches répétitives à partir de conditions simples, comme l’adresse de l’expéditeur ou des mots-clés dans l’objet.

Nous ajoutons maintenant la possibilité d’utiliser l’IA pour comprendre de quoi parle réellement un e-mail.

Voici comment ça marche :

1. Vous créez une règle avec une condition de type prompt IA
2. Vous rédigez une instruction simple pour l’IA
3. L’IA lit l’e-mail et donne une réponse
4. Votre règle agit en fonction de cette réponse

Aucune donnée d’entraînement. Aucune configuration compliquée. Juste des instructions en langage courant que l’IA suit.

Des exemples concrets, du temps gagné pour de vrai

Voici quelques façons concrètes dont les équipes utilisent déjà les règles IA pendant notre bêta :

- Une équipe ⛑️ de service client a créé une règle avec ce prompt :‍

‍Ce client est-il en colère ou contrarié ? Répondez UNIQUEMENT par « OUI » ou « NON ».‍

Si l’IA répond OUI, l’e-mail est signalé comme hautement prioritaire et assigné à un agent senior.

- Une équipe 📈 commerciale a créé une règle avec ce prompt :

‍S’agit-il d’un prospect qualifié ou d’une simple demande d’information ? Répondez UNIQUEMENT par l’une de ces expressions exactes : « prospect qualifié » ou « demande générale ».

Les prospects partent directement dans le pipeline commercial, tandis que les questions générales sont acheminées vers l’équipe support. Les commerciaux passent désormais plus de temps à vendre et moins à trier leurs e-mails.

- Un ⚖️ cabinet d’avocats utilise l’IA pour détecter si un e-mail contient une échéance ou une demande urgente.‍

Cet e-mail contient-il une échéance, une date limite ou une demande urgente ? Répondez UNIQUEMENT par « OUI » ou « NON ».‍

Si c’est le cas, il reçoit le libellé « Urgent », déclenche une notification et crée des tâches. Le cabinet n’a plus manqué une seule date de dépôt depuis.

Le meilleur ? Ces équipes n’ont pas eu besoin de devenir expertes en IA. Elles ont simplement rédigé des instructions simples, en langage courant.

Un prompt, plusieurs règles

L’un des grands atouts des règles IA est la possibilité d’utiliser le même prompt dans plusieurs règles. Vous pouvez ainsi créer des systèmes de tri d’e-mails sophistiqués sans payer plusieurs fois l’analyse IA.

Par exemple, vous pourriez recréer les catégories intelligentes de Gmail, avec plus de flexibilité et de contrôle.

Commencez par créer un prompt qui classe les e-mails par catégorie :‍

Analysez cet e-mail et répondez avec EXACTEMENT UNE de ces catégories :

« RÉSEAUX SOCIAUX » : messages de réseaux sociaux, de sites de rencontre, etc.

« PROMOTIONS » : e-mails marketing, offres, réductions, newsletters

« NOTIFICATIONS » : alertes, confirmations, reçus, relevés

Créez ensuite des règles distinctes, qui utilisent toutes exactement ce même prompt, mais avec des conditions de correspondance différentes :

L’avantage de cette approche, c’est que l’IA n’analyse chaque e-mail qu’une seule fois, même si vous avez six règles différentes. Le résultat est mis en cache et réutilisé par toutes les règles : c’est à la fois efficace et économique.

Et contrairement aux catégories figées de Gmail, vous gardez le contrôle total sur :

• Les catégories à utiliser
• Les actions à effectuer pour chaque catégorie
• La priorité donnée aux différents types de messages
• Le moment où ces règles s’appliquent (vous pouvez ajouter d’autres conditions)

Ce n’est qu’un exemple parmi d’autres de la façon dont les règles IA vous permettent de créer un flux de travail sur mesure, adapté exactement à la façon dont vous et votre équipe voulez travailler.

Quatre façons d’utiliser l’IA dans vos règles

Nous avons intégré quatre puissantes fonctionnalités d’IA à Missive :

1. Conditions IA

Comme vu plus haut, utilisez l’IA pour analyser le contenu des e-mails et prendre des décisions. L’IA peut détecter le sentiment exprimé, identifier le type de demande ou extraire des informations précises, difficiles à capter avec des règles classiques basées sur des mots-clés.

Par exemple : « Ce client est-il en colère ? » ou « Cet e-mail contient-il une échéance ? »

2. Notes générées par l’IA

Demandez à l’IA de rédiger une note utile sur un e-mail. Elle peut résumer de longs fils, en extraire les points clés, traduire des e-mails ou donner du contexte à votre équipe.

Exemple :

Traduisez l’e-mail en français.

3. Tâches générées par l’IA

Laissez l’IA repérer les actions à mener dans vos e-mails et créer automatiquement des tâches. Fini les to-do créées à la main à partir de vos messages. Par exemple :

‍Extrayez toutes les tâches ou actions à mener de cet e-mail et créez une tâche pour chacune.

4. Brouillons générés par l’IA

Créez automatiquement des brouillons de réponse aux demandes courantes. L’IA peut rédiger une réponse personnalisée à partir du contenu de l’e-mail, que vous pouvez relire et envoyer en un clic :‍

Rédigez une réponse utile à la question de ce client sur nos forfaits.

L’exemple de brouillon ci-dessus peut être associé à une condition IA qui vérifie que l’e-mail concerne bien la facturation !

Simple à configurer, puissant à l’usage

Nous avons tout fait pour rendre les règles IA accessibles. Pas besoin d’être prompt engineer ou expert en IA pour en tirer profit dès le premier jour. Le système utilise gpt-4o-mini, qui offre un excellent équilibre entre vitesse, coût et qualité pour le traitement des e-mails.

Vos données, sous votre contrôle

Nous savons que les e-mails contiennent des informations sensibles. C’est pourquoi :

• Vous connectez votre propre compte OpenAI
• Vous choisissez précisément quels e-mails sont traités par l’IA
• Le contenu des e-mails n’est envoyé à OpenAI qu’au moment du traitement de la règle
• OpenAI ne conserve aucune donnée au-delà de ce qui est nécessaire à la requête en cours

La boîte de réception dont vous avez toujours rêvé

Depuis des années, nous créons des outils pour aider les équipes à gérer leurs e-mails plus efficacement. Les règles ont toujours été au cœur de cette mission : elles automatisent les tâches répétitives pour que vous puissiez vous concentrer sur le travail qui compte.

Les règles IA font passer cette automatisation à un niveau supérieur. Votre boîte de réception ne se contente plus de trier les e-mails selon des critères simples : elle comprend de quoi ils parlent et ce qu’il faut faire ensuite.

Il ne s’agit pas de remplacer le jugement humain, mais d’éliminer les aspects fastidieux de la gestion des e-mails pour que votre équipe se concentre sur ce que les humains font de mieux : tisser des relations, résoudre des problèmes complexes et apporter de la valeur à vos clients.

Les règles IA sont disponibles dès aujourd’hui pour tous les utilisateurs de Missive à partir du forfait Productive. Essayez-les et dites-nous ce que vous en pensez.

Votre boîte de réception vous dira merci.

Questions fréquentes

Envie d’en savoir plus sur les règles IA ? Consultez ces ressources utiles :

• Quel modèle OpenAI est utilisé pour les règles IA ?
• Comment configurer des règles IA dans Missive ?
• De quel forfait ai-je besoin pour utiliser les règles IA ?
• Comment fonctionnent les conditions IA ?
• Puis-je réutiliser le même prompt IA dans plusieurs règles ?
• Comment rédiger des prompts déterministes pour des correspondances fiables ?
• Comment déboguer les résultats des conditions IA ?
• Quelle est la différence entre les trois actions IA ?
• Combien de tâches l’action « Ajouter des tâches avec l’IA » peut-elle créer ?
• Puis-je personnaliser les tâches générées par l’IA ?
• Quelles sont les limites de contenu pour l’analyse IA ?
• Les règles IA ralentissent-elles le traitement de mes e-mails ?
• Que se passe-t-il si l’API OpenAI est indisponible ou renvoie une erreur ?
• Comment optimiser l’utilisation de mes règles IA pour réduire les coûts ?
• Puis-je combiner des conditions IA avec des conditions classiques ?
• Quels sont des exemples de cas d’usage des règles IA ?
• Comment mes données sont-elles traitées avec les règles IA ?
• Faut-il être expert en IA pour utiliser les règles IA ?
• Quelle est la différence entre les règles standard et les règles IA ?