Cette formule jouait sur l’anxiété des gens ; elle a touché une corde sensible. Noyés sous des centaines, voire des milliers d’e-mails dans leur boîte de réception, ils avaient besoin d’une solution. Slack était cette solution. Mais elle avait un coût caché.

Faut-il pour autant renoncer complètement à l’e-mail ? Probablement pas. L’e-mail reste le moyen de communication le plus répandu, avec environ 319,6 milliards d’e-mails envoyés et reçus chaque jour dans le monde en 2021.

Les problèmes que Slack résout ne rendent pas l’e-mail inutile, bien au contraire. Les deux évoluent, chacun avec un objectif différent.

Quelle est la différence entre Slack et l’e-mail ?

L’e-mail est un excellent outil pour la communication individuelle, mais il se prête mal aux échanges en grand groupe. Beaucoup d’entreprises se sont donc tournées vers des alternatives plus modernes comme Slack. Mais qu’est-ce que Slack exactement, et en quoi diffère-t-il de l’e-mail ?

La principale différence entre Slack et l’e-mail : Slack est une application de collaboration d’équipe, alors que l’e-mail est traditionnellement un outil de communication individuelle.

Qu’est-ce que Slack ?

Slack est une messagerie d’équipe organisée en canaux. Vous créez des canaux généraux (Général, Ventes, Développement, RH, etc.) où votre ou vos équipes peuvent échanger. Ces canaux sont permanents et sans fin : les anciens messages remontent dès que de nouveaux sont publiés. Slack est donc synchrone : mieux vaut lire les nouveaux messages dès leur envoi, sinon vous risquez de passer à côté d’informations importantes.

Slack a répondu à ces limites en lançant une fonctionnalité appelée fils de discussion (Threads). Ils permettent de démarrer des sous-fils à l’intérieur des canaux. Jetez un œil à la FAQ de Slack sur les fils de discussion pour comprendre leur fonctionnement (pas si simple).

Qu’est-ce que l’e-mail ?

L’e-mail est un moyen de communication asynchrone. Il ne fonctionne pas en temps réel comme Slack ou le chat : c’est plutôt un historique des échanges entre des personnes au fil du temps.

L’e-mail est bien plus qu’un simple échange de messages texte : il permet d’envoyer facilement des fichiers et des pièces jointes via Internet. Il transmet des informations rapidement et à moindre coût, quelle que soit la distance, tout en laissant au destinataire le loisir de répondre quand il le souhaite. L’e-mail est donc idéal pour envoyer des informations qui demandent du temps d’analyse ou de relecture avant d’y répondre.

Pour la plupart des entreprises, l’une des principales différences est que l’e-mail sert généralement à la communication externe, alors que Slack est privilégié en interne.

Slack est-il meilleur que l’e-mail ?

Utiliser l’e-mail pour la communication interne est lent, bruyant et fastidieux. Avec son interface de chat conviviale et son image de marque, Slack a apporté une lueur d’espoir à de nombreuses organisations en quête d’une meilleure solution.

Quand les médias présentent Slack comme un tueur d’e-mails, ils omettent de préciser qu’il ne tue l’e-mail que pour les discussions internes des équipes. Il ne le tue pas pour la communication externe. Toutes les organisations qui utilisent Slack échangent toujours des centaines, voire des milliers d’e-mails par jour avec leurs clients, prospects, partenaires, fournisseurs et autres.

En faisant passer la communication interne de l’e-mail à Slack, on crée un second silo d’informations essentielles.

Slack vs e-mail : avantages et inconvénients

Avoir un second silo de communication présente des avantages et des inconvénients.

Quels sont les avantages de Slack par rapport à l’e-mail ?

Avec l’essor du télétravail, Slack offre aux équipes un vrai avantage : un QG virtuel où elles peuvent avoir les conversations qu’elles auraient normalement en personne.

Grâce aux canaux et aux messages directs, les équipes peuvent discuter de sujets sans rapport avec le travail dans un canal plus informel, tout en ayant des canaux dédiés à chaque équipe ou projet. C’est un excellent moyen de communiquer en temps réel et au fil de l’eau autour de projets ou de tâches internes.

Quels sont les inconvénients de Slack par rapport à l’e-mail ?

Les problèmes de Slack apparaissent quand il s’agit d’échanger des e-mails ou de communiquer avec l’extérieur. Il devient plus difficile de retrouver toutes les conversations liées à un projet, car certaines se trouvent dans les e-mails externes et d’autres dans Slack, en interne. Les conversations internes liées à des échanges externes perdent aussi leur contexte. Par exemple, un partenaire vous envoie un e-mail pour demander à modifier les conditions de votre partenariat. Vous voulez consulter vos coéquipiers avant d’accepter, alors vous lancez une discussion dans Slack sur le bien-fondé des changements demandés. Un débat animé s’ensuit.

Le débat interne comme la conversation externe avec le partenaire restent isolés, chacun dans son silo. Comprenez-nous bien : Slack est une nette amélioration par rapport à l’époque où les fils d’e-mails mêlaient conversations internes et externes. Mais il est loin d’être parfait : perdre le contexte et disperser l’information dans deux silos coûte cher en productivité. Sans compter les allers-retours entre plusieurs applications, simplement pour finir par rassembler toutes les informations au même endroit.

Missive : l’e-mail tel qu’il devrait être

Slack résout sans doute quelques-uns des problèmes liés à la façon dont la plupart d’entre nous gèrent leurs e-mails. Mais de meilleurs outils pourraient rendre l’e-mail plus efficace, surtout quand il faut collaborer.

Place à Missive !

Comme pratiquement tous les clients de messagerie, Missive est organisé en conversations (ou fils). Une conversation peut contenir des e-mails, des messages de chat, ou un mélange des deux.

C’est là toute la beauté de Missive : la collaboration sur les e-mails. Fini les allers-retours entre votre client de messagerie et votre messagerie interne pour travailler sur un e-mail avec vos collègues, ou le transfert d’un e-mail à un collègue suivi d’un message sur Slack pour lui demander son avis. Tout se passe dans Missive.

Dans la colonne de gauche de l’application Missive, vous trouverez quelque chose qu’aucun client de messagerie ne propose : les Épinglés. Comme avec les canaux Slack, Missive crée automatiquement un salon général pour votre organisation, ainsi que des salons privés en tête-à-tête entre chaque membre de l’équipe. Ils sont épinglés par défaut, mais vous pouvez aussi épingler n’importe quelle conversation, e-mail ou chat.

Les conversations épinglées sont un excellent moyen de garder l’essentiel à portée de main. Elles restent exactement là où vous les avez placées, contrairement à votre boîte de réception, où les nouvelles conversations font descendre les plus anciennes.

Missive permet aussi de créer des tâches dans n’importe quelle conversation, et une tâche peut être assignée à une ou plusieurs personnes. Une grande partie de nos tâches quotidiennes naissent de nos échanges avec l’extérieur (les e-mails) et de nos discussions internes (les chats). Dans Missive, une tâche est simplement un commentaire avec une case à cocher.

Slack ne propose aucune fonctionnalité de tâches ni d’assignation, mais il s’intègre à de nombreuses applications de gestion de tâches et services SaaS. Missive propose aussi des intégrations avec plusieurs produits populaires.

Avec Missive, vous pouvez remplacer à la fois votre client de messagerie et votre application de chat, pour la communication interne comme externe : un outil de moins à prendre en main, à garder ouvert et à consulter.

Quand utiliser Slack ou l’e-mail ?

Slack et l’e-mail sont deux des outils de communication les plus utilisés au travail. Chacun a ses avantages et ses inconvénients, mais aussi un rôle bien précis. Voici comment savoir quand utiliser l’un ou l’autre :

E-mail

L’e-mail est l’outil idéal pour envoyer des messages qui seront lus plus tard ou par plusieurs personnes. Par exemple, pour envoyer une note ou un rapport important, l’e-mail s’impose : votre destinataire peut le lire quand il a le temps, sans être distrait par d’autres tâches.

Slack

Slack est un excellent outil pour envoyer des messages qui n’ont pas besoin d’être lus plus tard ni par plusieurs personnes. Par exemple, pour demander à un collègue l’heure d’une réunion ou dire à un autre à quel point la soirée d’hier était sympa, Slack est une très bonne option : il permet d’échanger rapidement avec une seule personne sans encombrer la boîte de réception de tout le monde avec des messages inutiles.

Questions fréquentes

Faut-il utiliser Slack ou l’e-mail pour communiquer en équipe ?

Les deux, pour des usages différents. Slack convient bien aux échanges internes rapides, à la collaboration en temps réel et aux discussions qui n’ont pas besoin de laisser de trace écrite. L’e-mail est plus adapté à la communication externe, aux échanges officiels, aux messages plus longs et aux conversations avec des personnes extérieures à votre organisation. La plupart des équipes qui tentent de remplacer entièrement l’e-mail par Slack voient leur communication externe se dégrader ; celles qui essaient de tout faire par e-mail se retrouvent avec des fils internes encombrés.

Slack est-il meilleur que l’e-mail pour collaborer en équipe ?

Pour les conversations internes en temps réel, oui. Les canaux Slack limitent le réflexe de mettre tout le monde en copie, rendent les discussions faciles à retrouver et regroupent le contexte au même endroit. Pour une collaboration qui implique des clients, des partenaires ou toute personne extérieure à l’équipe, l’e-mail reste le protocole universel : Slack suppose que tout le monde est dans votre espace de travail, ce qui ne fonctionne pas pour les relations externes.

Quels sont les inconvénients de Slack par rapport à l’e-mail ?

Slack fonctionne bien pour ce pour quoi il a été conçu, mais ses limites apparaissent à mesure que les équipes grandissent.

• Une pression permanente. Slack crée une attente de réponse immédiate que l’e-mail n’impose pas, ce qui favorise l’épuisement et les interruptions.
• La communication externe est malaisée. Slack Connect aide, mais n’est pas universel ; la plupart des partenaires externes attendent toujours un e-mail.
• L’information se perd avec le temps. Dans les longs fils Slack, la recherche devient vite inefficace ; le contexte important finit enterré.
• La multiplication des canaux. Les équipes se retrouvent avec des centaines de canaux et saturent sous les notifications.
• Pas de trace officielle. Les messages Slack se prêtent moins bien aux audits que les e-mails.

Quand utiliser Slack, et quand utiliser l’e-mail ?

La règle la plus simple : utilisez l’e-mail quand la conversation implique quelqu’un d’extérieur à votre équipe, quand vous avez besoin d’une trace permanente, ou quand le message gagne à être réfléchi plutôt qu’écrit à chaud. Utilisez Slack pour la coordination rapide, les discussions en temps réel, les questions internes et tout ce qui n’a pas besoin d’être conservé indéfiniment.

Si vous envoyez un e-mail à cinq personnes de l’équipe pour coordonner quelque chose, c’est sans doute un sujet pour un canal Slack. Si vous écrivez sur Slack à un client à propos d’un contrat, c’est sans doute un sujet pour un e-mail.

Slack peut-il remplacer complètement l’e-mail ?

Non, pas pour les organisations qui échangent avec des personnes extérieures à leur équipe. L’e-mail est le protocole universel de la communication professionnelle externe : le remplacer reviendrait à demander aux clients, partenaires, fournisseurs, prestataires et à toute autre personne extérieure à votre espace de travail Slack de changer d’outil. Ce n’est pas réaliste pour la plupart des entreprises. Slack vient en complément de l’e-mail, pas en remplacement.

Pourquoi les équipes utilisent-elles à la fois Slack et l’e-mail ?

Parce que chacun fait quelque chose que l’autre ne fait pas. Slack gère bien le chat interne en temps réel ; l’e-mail gère bien la communication externe officielle. Le prix à payer, c’est de jongler entre les contextes : un e-mail client arrive, la discussion à son sujet se déroule dans Slack, la réponse est rédigée ailleurs, et la conversation se retrouve éclatée en trois endroits. Des outils comme Missive cherchent à résoudre ce problème en intégrant le chat interne directement dans les conversations e-mail, pour que la discussion se trouve à côté de l’e-mail plutôt que dans une application séparée.

L’e-mail est-il en train de mourir à cause de Slack ?

Non. Malgré une décennie de prédictions annonçant la « mort de l’e-mail », le volume total d’e-mails n’a cessé d’augmenter d’année en année. Ce qui a changé, c’est la façon dont les équipes l’utilisent : moins pour le chat interne (Slack s’en charge), davantage pour la communication externe et les échanges officiels. Le rôle de l’e-mail s’est resserré, mais son volume n’a pas baissé.

Quel est le bon compromis entre Slack et l’e-mail ?

Le bon compromis consiste à mener les discussions internes de l’équipe à côté des e-mails, dans le même contexte, plutôt que dans une application séparée. Missive le fait en intégrant le chat interne directement dans les conversations e-mail : quand un e-mail client arrive et que vous avez besoin de l’avis d’un collègue, la discussion à ce sujet se place entre le message du client et votre réponse, dans le même fil. Ainsi, la discussion reste liée au contenu d’origine au lieu de s’éparpiller entre plusieurs outils.

La plupart des équipes qui adoptent cette approche finissent par moins utiliser Slack pour les discussions liées aux e-mails (puisque la discussion se trouve déjà dans l’e-mail), tout en gardant Slack pour ce qui n’est pas lié à un fil d’e-mails précis.

Comment empêcher Slack d’interrompre votre travail ?

Définissez des plages « Ne pas déranger », mettez en sourdine les canaux non essentiels, consultez Slack à heures fixes plutôt que de réagir à chaque notification, et utilisez les statuts pour signaler vos moments de concentration. La solution la plus difficile est culturelle : les équipes doivent convenir que tous les messages Slack n’exigent pas une réponse immédiate. Le rythme plus lent de l’e-mail est parfois exactement ce qu’il faut ; toutes les conversations n’ont pas à se dérouler en temps réel.

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