Les meilleurs modèles d’e-mails de gestion locative couvrent les cinq moments qui reviennent chaque mois : les candidatures (réponse automatique, acceptation, refus, liste d’attente), l’entrée dans les lieux, les demandes de maintenance, les rappels de loyer, les renouvellements et les départs. Ajoutez-les aux réponses enregistrées de votre outil de messagerie pour que votre équipe puisse envoyer en un clin d’œil une réponse soignée et fidèle à votre image, sans la réécrire à chaque fois.

Gérer des biens immobiliers implique beaucoup de communication. Que vous écriviez à des locataires potentiels ou que vous régliez des problèmes de maintenance, vous ne pouvez pas tout traiter au cas par cas.

Pour vous aider à bâtir et entretenir de bonnes relations entre propriétaire et locataires, nous avons rassemblé des modèles d’e-mails qui vous permettent de répondre plus vite aux demandes de maintenance, d’envoyer des rappels de loyer, de relancer les candidats, et plus encore. C’est parti.

Les meilleurs modèles d’e-mails pour la gestion de vos locations

Nous avons réuni les modèles que vous utiliserez vraiment au quotidien en gestion locative, avec des variables à compléter.

Si vous utilisez Missive, un client de messagerie collaboratif pour les équipes, vous pouvez les copier-coller directement dans vos réponses enregistrées et les partager avec votre équipe pour que tout le monde envoie le même message soigné.

Communication avec les candidats

La première impression compte, surtout quand il s’agit d’attirer et de garder de bons locataires. Le processus de candidature donne le ton et influence souvent la décision d’un locataire d’emménager dans l’un de vos logements.

Vous vous dites peut-être :

Attendez, je n’ai pas besoin de modèle d’e-mail pour les candidatures : la plupart de mes contacts viennent de Facebook Marketplace. Je ne fais pas d’e-mail marketing.

Bonne nouvelle : ces modèles vous font gagner du temps, que vous écriviez par e-mail ou sur Facebook Messenger. Avec Missive, vous pouvez gérer votre compte Facebook Messenger avec vos e-mails et réutiliser les mêmes modèles sur les deux canaux.

Réponse automatique à une nouvelle candidature

Un modèle de réponse automatique quand vous recevez une candidature de location :

Candidature acceptée

Quand un candidat passe la vérification de solvabilité et que son dossier est accepté, voici un modèle d’e-mail de suivi à utiliser :

Candidature refusée

Certains candidats ne seront pas retenus. Voici un modèle pour annoncer un refus de façon simple et respectueuse :

Candidature sur liste d’attente

Un dernier pour les candidatures : quand vous devez annoncer à un candidat qu’il est sur liste d’attente.

Communication à l’entrée dans les lieux

Un e-mail de bienvenue avec toutes les informations dont les nouveaux locataires ont besoin pour leur emménagement lance la relation sur de bonnes bases. Un bon message les fait se sentir considérés et limite les questions du type « Euh, c’est à quelle heure déjà ? ».

Demandes de maintenance

La plupart des e-mails qui remplissent votre boîte de réception de gestionnaire immobilier sont des demandes de maintenance. Répondre vite et montrer au locataire que vous vous occupez du problème, c’est ainsi que vous le gardez satisfait.

Réception d’une demande de maintenance

Accusez réception de la demande immédiatement pour que le locataire sache qu’elle est prise en compte :

Suivi après résolution du problème

Une fois le problème réglé, un petit message de suivi montre que vous vous souciez de l’expérience du locataire :

Deux messages (accusé de réception + suivi après résolution) suffisent à fixer les bonnes attentes et à limiter les e-mails du type « Du nouveau ? ».

E-mails de rappel de paiement du loyer

Si un locataire est en retard de loyer, un rappel plus ferme s’impose. Quelques conseils :

• Gardez un ton chaleureux et professionnel : il s’agit d’un rappel amical.
• N’ayez pas l’air accusateur. Partez du principe qu’il a oublié ou perdu la notion du temps.
• Accordez-lui le bénéfice du doute lors du premier rappel.
• Précisez exactement les pénalités de retard prévues par le bail.
• Indiquez à partir de quand les pénalités de retard s’appliqueront si le solde reste impayé.
• Expliquez la suite si le loyer reste impayé après cette date (par exemple, une mise en demeure de payer).
• Proposez d’échanger sur un échéancier ou des dispositifs d’aide, le cas échéant.
• Indiquez le solde du compte, où payer et qui contacter en cas de question.

Voici un modèle :

Renouvellements

Des avis de renouvellement envoyés à temps vous permettent de garder vos locataires et d’éviter la vacance locative. Commencez au moins 90 jours avant la fin du bail (à adapter selon la réglementation locale). L’e-mail doit préciser les éventuels changements et fixer une date limite claire pour donner congé.

Un modèle :

Communication au départ du locataire

Quand un locataire décide de partir, vous devez lui transmettre toutes les informations nécessaires. Cela peut sembler beaucoup, surtout si vous gérez de nombreux biens, mais les modèles s’en chargent en grande partie.

Quelques conseils avant le modèle :

• Envoyez un rappel pour l’état des lieux de sortie 30 jours avant le départ. Précisez que l’état des lieux vise les dégradations allant au-delà de l’usure normale.
• Indiquez la date et l’heure de l’état des lieux et si la présence des locataires est requise. Proposez de reprogrammer si le créneau ne convient pas.
• Joignez votre liste de ménage de fin de bail pour que les locataires puissent préparer le logement. Mentionnez les éventuels frais de gros ménage ou de réparations.
• Remerciez le locataire et confirmez que vous traitez la restitution de son dépôt de garantie, en précisant vos délais habituels.

Avec tout cela en tête, voici le modèle :

Bonnes pratiques pour les e-mails de gestion locative

Être un bon gestionnaire, ce n’est pas seulement prendre soin des murs, c’est aussi entretenir des relations. Que vous soyez gestionnaire ou propriétaire, quelques bonnes pratiques e-mail vous font gagner du temps et évitent les malentendus :

• Personnalisez vos messages. Utilisez le nom du locataire dans la formule d’appel plutôt qu’un « Bonjour » générique. Cela change tout.
• Rédigez des objets clairs et descriptifs. L’objet doit indiquer au locataire, en un coup d’œil, de quoi parle l’e-mail. Évitez les objets vagues comme « Question sur le bail », qui pourraient s’appliquer à n’importe qui.
• Pensez mobile. La plupart des gens lisent leurs e-mails sur leur téléphone. Utilisez une mise en page sur une seule colonne, des polices plus grandes et des paragraphes courts pour que vos messages soient faciles à lire sur un petit écran.
• Restez professionnel. Même avec une formule amicale, gardez un ton poli et professionnel. Oubliez tout ce que vous avez appris à l’école sur l’art d’écrire comme Molière : soyez clair et concis. Et relisez-vous : un e-mail bâclé nuit vite à votre image.

Maîtrisez vos e-mails de gestion locative, et vous offrirez un service cinq étoiles, gagnerez en efficacité et soutiendrez votre équipe.

FAQ

Comment gérer les e-mails de gestion locative en équipe ?

Utilisez un outil de boîte de réception partagée pour que toute votre équipe voie chaque conversation avec les locataires, assigne la bonne personne et évite les réponses en double. Missive, par exemple, permet à plusieurs agents de location et membres de l’équipe de maintenance de travailler dans la même boîte de réception sans transférer d’e-mails ni partager de mots de passe.

Quelle est la meilleure façon d’enregistrer vos modèles d’e-mails de gestion locative ?

Ajoutez-les aux réponses enregistrées de votre client de messagerie. Ainsi, n’importe quel membre de l’équipe peut insérer le bon modèle en un clic et personnaliser les variables avant l’envoi. Si vous utilisez Missive, vous pouvez partager vos modèles avec votre équipe pour que tout le monde envoie le même message soigné.

En combien de temps répondre aux e-mails des locataires ?

Accusez réception de tout dans la journée, même si la résolution complète prend plus de temps. Pour les problèmes de maintenance, accusez réception en quelques heures et indiquez clairement quand vous reviendrez vers le locataire. Pour les candidatures, répondez sous 24 à 48 heures. Pour vos SLA de délai de réponse, 4 heures ouvrées est une bonne référence pour la communication avec les locataires.

Faut-il automatiser les rappels de loyer et de renouvellement de bail ?

Oui, dès que possible. Les rappels de loyer, les avis de retard de paiement et les avis de renouvellement suivent le même schéma chaque mois ou chaque année, ce qui les rend parfaits pour l’automatisation. Utilisez les rappels intégrés à votre logiciel de gestion locative, ou configurez des règles dans votre outil de messagerie pour gérer les relances de routine et libérer du temps pour ce qui demande vraiment une intervention humaine.

Comment gérer les réclamations des locataires par e-mail ?

Accusez réception rapidement (en quelques heures), reconnaissez leur frustration et donnez un délai de résolution clair. Pour tout sujet complexe ou chargé en émotion, passez à un appel téléphonique après la première réponse par e-mail. L’écrit est meilleur pour garder une trace, la voix pour le ton. Missive vous permet de suivre chaque étape d’une réclamation par e-mail, SMS et appels dans le même fil, pour que rien ne passe entre les mailles du filet.