Désencombrer sa boîte de réception peut sembler une tâche insurmontable, surtout quand on est bombardé d’e-mails chaque jour.

Pourtant, avec quelques conseils et outils simples, vous pouvez remettre de l’ordre dans vos e-mails professionnels et en reprendre le contrôle.

Une excellente façon de venir à bout de la surcharge d’e-mails !

Voyons les meilleures stratégies pour désencombrer vos e-mails et garder une boîte de réception bien organisée.

Conseils pour désencombrer rapidement votre boîte de réception

Voici comment désencombrer rapidement votre boîte de réception et gagner en productivité au travail.

Désabonnez-vous des e-mails inutiles

L’un des moyens les plus rapides et les plus simples de désencombrer votre boîte de réception est de vous désabonner des e-mails qui ne vous concernent plus : newsletters, offres promotionnelles et tout autre e-mail dont vous n’avez plus besoin.

Utilisez le lien « Se désabonner » en bas de l’e-mail ou rendez-vous dans la page de gestion des abonnements du site pour vous retirer de la liste de diffusion. Vous pouvez aussi utiliser le bouton de désabonnement de votre client de messagerie, comme Missive.

Créez des dossiers et des libellés

Les dossiers et les libellés vous aident à classer vos e-mails et à vous concentrer sur l’essentiel. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers pour vos projets professionnels, les e-mails de vos clients et vos e-mails personnels.

Vous pouvez aussi créer des libellés pour les e-mails importants, comme « Urgent » ou « À faire ». Ainsi, vous trouvez ce qu’il vous faut sans devoir passer au crible des centaines d’e-mails.

Utilisez les étoiles ou les indicateurs

Autre conseil pour désencombrer votre boîte de réception : utilisez la fonction « Suivi » ou « Indicateur » de votre client de messagerie (l’étoile de suivi dans Gmail, l’indicateur dans Outlook).

Vous pouvez ainsi marquer les e-mails importants de certains expéditeurs qui demandent votre attention, et les distinguer du reste de vos messages. Vous voyez d’un coup d’œil ce qui doit être traité tout de suite et ce qui peut attendre.

Utilisez des filtres

Les filtres vous aident à classer et à trier vos e-mails. Par exemple, vous pouvez configurer des filtres qui déplacent automatiquement dans un dossier précis les e-mails d’un expéditeur donné ou portant un certain objet, ou utiliser des outils comme Clean Email pour faciliter le tri. De quoi garder une boîte de réception organisée et désencombrée.

Archivez les anciens e-mails

Archiver les anciens e-mails permet de libérer de la place dans votre boîte de réception et de la garder organisée, sans les supprimer définitivement. Les e-mails archivés restent accessibles si vous devez les consulter plus tard, mais ils n’encombrent plus votre boîte de réception.

La plupart des clients de messagerie proposent un bouton ou une option « Archiver » pour archiver vos e-mails.

Comment organiser vos e-mails pour garder une boîte de réception nette ?

Une fois vos e-mails enfin désencombrés, encore faut-il les garder en ordre. Voici quelques stratégies d’organisation pour que votre boîte de réception ne redevienne jamais un fouillis.

Appliquez la règle des deux minutes

La règle des deux minutes veut que si une tâche prend moins de deux minutes, vous la fassiez immédiatement. La même règle s’applique aux e-mails : si vous pouvez répondre rapidement à un e-mail ou y donner suite, faites-le tout de suite.

Vous désengorgez ainsi votre boîte de réception et évitez que les e-mails s’accumulent.

Désactivez les notifications d’e-mails

Les notifications d’e-mails peuvent être une source majeure de distraction, surtout quand vous essayez de vous concentrer sur votre travail. Pour ne pas être constamment interrompu, désactivez-les et consultez votre boîte de réception à des moments fixes de la journée.

Vous resterez concentré sur votre travail sans vous laisser détourner par vos e-mails.

Utilisez des modèles d’e-mails

Les modèles d’e-mails vous font gagner du temps et vous rendent plus efficace pour répondre aux questions ou demandes courantes. Par exemple, vous pouvez créer un modèle pour vos messages d’absence, vos demandes de réunion et vos e-mails de relance.

Il suffit d’adapter le modèle selon les besoins, puis de l’envoyer. Vous répondez ainsi rapidement à vos e-mails, sans avoir à réécrire sans cesse la même chose.

Respectez le savoir-vivre de l’e-mail

Nous écrivons beaucoup d’e-mails. Et donc beaucoup d’e-mails qui appellent une réponse, même quand nous n’en avons pas vraiment besoin. Un moyen sûr de recevoir moins d’e-mails : suivre quelques règles simples de savoir-vivre.

Par exemple, si vous avez besoin d’une réponse, demandez-la. Mais n’ajoutez pas de questions sur d’autres sujets : vous vous retrouveriez de nouveau encombré. Vous constaterez sans doute aussi qu’envoyer vos e-mails à des moments précis limite le fouillis. Si votre destinataire se trouve dans un autre fuseau horaire, essayez de lui écrire à un moment où il pourra lire votre message rapidement plutôt que des heures plus tard.

Cela vous évite de vous réveiller avec une boîte de réception saturée de réponses à des e-mails envoyés tard le soir.

Automatisez avec des règles et l’IA

Quel que soit votre client de messagerie, il propose très probablement des fonctionnalités intégrées pour automatiser et filtrer vos e-mails. Missive, par exemple, offre des règles puissantes pour optimiser votre flux de travail ou classer automatiquement certains e-mails dans des dossiers précis. Les mettre à profit vous aide à garder une boîte de réception désencombrée, souvent sans lever le petit doigt.

Par exemple, envoyez tous les e-mails promotionnels dans leur propre dossier. Les newsletters ? Elles ont droit au leur, elles aussi. Seuls les e-mails d’actualité, importants et pouvant être traités rapidement devraient arriver dans votre boîte de réception principale.

Grâce à l’IA, vous pouvez acheminer vos e-mails selon des catégories taillées pour votre activité, et pas seulement promotions, réseaux sociaux, notifications et boîte de réception. Par exemple, si vous voulez assigner automatiquement les e-mails d’un certain degré d’urgence ou d’un sujet donné à une personne précise, voici comment faire :

Des boîtes de réception partagées pour le travail d’équipe

Chaque entreprise a au moins un point de contact partagé (en général vos adresses e-mail support@, info@ ou sales@). Il est très courant (et facile) de créer une boîte de réception personnelle pour ces adresses partagées, mais on s’aperçoit vite que plusieurs personnes ne peuvent pas y travailler efficacement sans se marcher sur les pieds. P.-S. : les boîtes de réception partagées et collaboratives, c’est ce que nous faisons de mieux chez Missive.

Conclusion

En conclusion, désencombrer votre boîte de réception vous aide à gagner en productivité, à rester concentré sur votre travail et enfin à atteindre l’inbox zero. En vous désabonnant des e-mails inutiles, en créant des dossiers et des libellés, en utilisant des filtres, en appliquant la règle des deux minutes, en désactivant les notifications d’e-mails, en archivant les anciens e-mails et en utilisant des modèles d’e-mails, vous organisez rapidement votre boîte de réception et en reprenez le contrôle.

Utiliser un logiciel de gestion des e-mails vous aidera aussi à garder une boîte de réception nette.

FAQ

Comment désencombrer rapidement ses e-mails ?

Pour désencombrer rapidement vos e-mails, commencez par vous désabonner des newsletters ou e-mails promotionnels que vous ne voulez plus recevoir ou ne lisez plus. Supprimez ou archivez les messages inutiles, comme le spam ou les messages obsolètes. Prenez ensuite soin de votre boîte de réception en créant des dossiers ou des libellés et en configurant des filtres qui trient automatiquement les e-mails entrants.

Prenez l’habitude de répondre rapidement aux e-mails importants et de faire régulièrement le tri dans votre boîte de réception. En suivant ces étapes simples, vous désencombrerez vos e-mails en un rien de temps et garderez tout bien organisé.

Comment désencombrer ma boîte de réception Gmail ?

Désencombrer votre boîte de réception Gmail est simple : les étapes sont les mêmes qu’avec n’importe quel autre client de messagerie. Commencez par vous désabonner des newsletters et listes de diffusion que vous n’utilisez pas. Supprimez le spam et les messages obsolètes. Créez des libellés pour classer vos e-mails et les retrouver facilement.

Pensez aussi à utiliser un excellent client de messagerie pour Gmail, qui peut grandement vous simplifier la gestion de vos e-mails.