La collaboration sur les e-mails est essentielle pour les équipes d’aujourd’hui. Sans elle, des tâches importantes passent entre les mailles du filet et des opportunités vous échappent.

La plupart des entreprises, et surtout les petites, n’exploitent pas tout le potentiel de l’e-mail.

Que vous utilisiez déjà un logiciel de boîte de réception partagée ou que vous cherchiez simplement à mieux gérer la communication de votre équipe, voici 10 façons simples de renforcer la collaboration sur les e-mails au sein de votre équipe.

À retenir

• Déléguez, ne transférez pas : transférer un e-mail vous laisse responsable. L’assigner transfère la responsabilité : la bonne personne s’en occupe directement, sans allers-retours ni doute sur qui doit s’en charger.
• Centralisez tout au même endroit : quand les e-mails, le chat et les boîtes de réception partagées de votre équipe sont réunis dans un seul outil, personne n’a besoin de jongler entre plusieurs applications pour retrouver le contexte ou savoir ce qui a déjà été traité.
• Partagez modèles, contacts et libellés avec toute l’équipe : des ressources partagées assurent la cohérence et suppriment la corvée de synchroniser les informations à la main entre les comptes de chacun.
• Rédigez vos e-mails ensemble, pas chacun de votre côté : rédiger à plusieurs directement dans votre client e-mail vaut bien mieux que d’écrire dans Google Docs pour tout copier-coller ensuite dans un e-mail.
• Automatisez les tâches répétitives : réponses automatiques, filtrage du spam et routage par règles libèrent votre équipe pour les e-mails qui méritent vraiment une intervention humaine.

Qu’est-ce que la collaboration sur les e-mails ?

En bref, la collaboration sur les e-mails consiste pour les membres d’une équipe à travailler ensemble sur les e-mails, généralement depuis une boîte de réception partagée, afin de se répartir la charge de travail.

La plupart des boîtes de réception partagées servent aux adresses communes des entreprises, comme support@ ou info@, pour permettre aux équipes de traiter les e-mails ensemble. Il peut s’agir de partager des informations et des nouvelles, de discuter d’idées et de décisions, ou de s’entraider et de se faire des retours.

Certains outils, grâce à des fonctionnalités comme les commentaires, la rédaction collaborative et des options de partage, permettent aussi de collaborer sur des e-mails personnels.

Les avantages de la collaboration sur les e-mails

Un bon système de collaboration sur les e-mails apporte de nombreux avantages à votre entreprise, quelle que soit sa taille. Vous pensez peut-être que votre petite équipe n’en a pas besoin puisqu’elle ne compte que quelques personnes, mais il y a fort à parier que chacune s’occupe de plusieurs volets de l’activité et devra, tôt ou tard, collaborer avec un collègue sur un e-mail.

Un bon outil de collaboration sur les e-mails aide les équipes à fluidifier leur communication et à rendre leurs méthodes de travail plus efficaces.

En collaborant sur les e-mails, les équipes travaillent efficacement ensemble, même si elles ne sont pas au même endroit. Et comme tous les membres ont accès aux mêmes informations et voient les contributions des autres, la transparence et la responsabilisation progressent aussi.

Les inconvénients courants de la collaboration sur les e-mails

Collaborer sur les e-mails apporte beaucoup à votre équipe. Mais si vous utilisez un outil comme Gmail pour gérer vos e-mails personnels et ceux de l’équipe au travail, il y a quelques inconvénients à connaître.

Gmail n’est pas idéal pour la collaboration en équipe et peut faire plus de mal que de bien. Ses principaux défauts :

• Pas de responsable : il est difficile d’assigner des personnes aux e-mails et de définir clairement les responsabilités. Des e-mails passent alors facilement à la trappe, ou plusieurs membres de l’équipe font le même travail. Il est aussi difficile de voir qui, par exemple dans l’équipe support, s’occupe d’un e-mail, ce qui mène là encore à des doublons.
• Pas d’application centralisée : si vous utilisez Gmail pour vos e-mails professionnels, vous pourriez adopter la boîte de réception collaborative Google pour gérer les e-mails partagés. Mais vous devriez alors jongler en permanence entre les deux applications web, sans compter qu’il faut apprendre un tout nouvel outil avec une interface différente.
• Moins de productivité : vous ne pouvez pas voir tous les e-mails qui vous sont assignés. Et la seule façon de confier un e-mail à quelqu’un d’autre est de le lui transférer. Résultat : encore plus d’e-mails qui encombrent votre boîte de réception.
• Pas de discussion privée : il existe bien des moyens d’ajouter des notes dans Gmail, mais vous ne pouvez pas envoyer de messages privés à vos collègues pour échanger en interne sur un e-mail précis. Vous devrez passer par des fils d’e-mails, qui posent d’autres problèmes quand ils sont mal utilisés.

Un logiciel conçu pour la collaboration sur les e-mails, comme Missive, résout ces problèmes et permet à votre entreprise de profiter de tous les avantages du travail à plusieurs sur les e-mails.

10 stratégies de collaboration sur les e-mails pour mieux travailler en équipe

1. Mettez en place un processus et des responsabilités claires

Un processus bien défini est essentiel pour collaborer sur les e-mails. Chaque membre de l’équipe doit comprendre son rôle, et les managers ont besoin d’outils pour suivre qui est responsable de quoi.

Autrement dit, il faut toujours préciser qui doit faire quoi, et pour quand.

Par exemple, si vous demandez à quelqu’un de relire un document, indiquez précisément ce que vous attendez et faites-lui bien comprendre que la tâche lui revient. Ajoutez aussi une échéance dès que possible.

Dans Gmail, vous pouvez mettre en place un processus efficace en vous appuyant sur une documentation externe et des procédures standard, pour que votre équipe sache exactement comment collaborer sur les e-mails.

Vous pouvez aussi utiliser l’application « Tasks » de Google pour suivre les échéances et les responsabilités de chacun. Le problème, quand on ajoute ainsi des commentaires et des notes dans Gmail, c’est que tout reste individuel et se prête mal au travail collaboratif.

C’est là qu’un client e-mail comme Missive, un outil pensé dès le départ pour la collaboration, peut tout changer.

Dans Missive, il suffit d’assigner des e-mails ou des tâches à des équipes ou à des personnes en quelques clics (ou avec des raccourcis clavier comme ⇧ ⌘ K), sans avoir à mettre qui que ce soit en Cc ou Cci.

L’e-mail est automatiquement ajouté à la boîte de réception du responsable.

Si vous avez besoin d’échéances ou de suivre des données supplémentaires, vous pouvez envoyer des tâches directement depuis Missive vers des outils de gestion de projet populaires comme Asana, Trello, Todoist et ClickUp.

2. Ne partagez plus vos comptes e-mail à l’ancienne

Quand vous partagez un compte e-mail, il est difficile de savoir qui est responsable de quoi. Les messages importants se perdent facilement dans la masse.

Chaque membre de l’équipe devrait plutôt disposer de son propre compte e-mail. Ainsi, tout le monde sait clairement qui est responsable de quoi et qui s’en est chargé.

Cela ne vous empêche pas de partager des informations : il faut simplement le faire plus intelligemment. Un outil d’e-mail collaboratif comme Missive permet de partager facilement des e-mails et d’autres informations sans partager de comptes e-mail.

Avec Missive, vous pouvez ajouter d’autres membres de l’équipe à une boîte d’équipe pour que tout le monde puisse consulter les messages et y répondre ensemble, tout en gardant chacun son propre compte e-mail intact.

Vous pouvez même discuter entre vous directement dans l’application, pour régler rapidement les détails importants et limiter les allers-retours avec d’autres outils comme Slack.

Missive vous offre le meilleur des deux mondes : la boîte de réception de chacun reste séparée, mais peut être partagée pour collaborer et clarifier les responsabilités.

3. Déléguez, ne transférez pas

Quand vous devez confier un e-mail à un autre membre de l’équipe, il est tentant de cliquer simplement sur « Transférer ». Ce n’est pourtant pas toujours la meilleure façon de gérer ses e-mails.

Réfléchissez-y : quand vous transférez un fil d’e-mails, vous en restez responsable.

En cas de problème sur la tâche ou de questions du client, l’e-mail devra repasser par vous plutôt que par le membre de l’équipe support chargé de la tâche : vous restez donc l’interlocuteur du support pour cette tâche.

Au lieu de transférer un e-mail, déléguez-le.

Répondre en mettant la personne à qui vous déléguez en Cc est une option, mais il arrive souvent qu’elle ait encore des questions ou besoin de précisions. Et là, c’est l’avalanche d’e-mails dans tous les sens.

Déléguer avec Gmail n’est pas simple, car la seule façon de le faire passe par des comptes Google Workspace partagés ou par Google Groups.

La boîte de réception collaborative de Google offre à votre équipe un espace central pour communiquer et partager des documents, des événements d’agenda et plus encore.

Mais elle ne résout toujours pas le problème : vous devez transférer des e-mails dans un sens puis dans l’autre chaque fois que vous voulez discuter du contexte d’un e-mail avec un collègue, dans l’e-mail lui-même.

Le chat est une option, mais il faut alors ajouter beaucoup de contexte.

La délégation dans Missive

Quand vous déléguez dans Missive, vous pouvez utiliser les commentaires et le chat pour donner des instructions précises sur ce qu’il faut faire, ce qui limite les allers-retours et la confusion et rend le travail plus fluide.

4. Communiquez clairement avec la méthode SCQA

Une communication claire peut considérablement améliorer la collaboration en équipe.

Voici un modèle utile quand vous devez, par écrit, faire passer une idée, répondre à une question, déléguer une tâche ou détailler une situation.

Commencez par l’essentiel de votre message (c’est le principe BLUF), puis développez les détails selon la méthode SCQA, imaginée par la consultante de McKinsey Barbara Minto.

SCQA signifie Situation, Complication, Question et Answer (réponse).

Voici comment tout s’articule :

• Commencez par l’essentiel.‍
• Situation : commencez par décrire la situation en quelques mots. Vous posez le décor et mettez tout le monde sur la même longueur d’onde. Sans exposer la situation ni créer cet alignement, tout le reste de votre message tombe à plat.
• ‍Complication : expliquez ensuite la complication. Autrement dit, quel est le point de friction, la motivation ou la raison d’agir ? Restez factuel.
• ‍Question : c’est le moment de poser votre question. Soyez aussi précis que possible. Elle doit découler logiquement de la situation et de la complication. Si vous les avez bien formulées, la question devrait presque sembler rhétorique.‍
• Réponse : la réponse doit elle aussi être structurée de façon à se rattacher à la situation et à la complication, et répondre directement à la question. C’est le résumé de l’idée principale que vous voulez faire passer.

Vous trouverez de très bons exemples de ce style d’écriture dans différents contextes dans cet article sur la bonne rédaction professionnelle de Leonardo Fed.

En appliquant cette méthode sur tous vos canaux de communication, vous êtes sûr d’envoyer des e-mails clairs et concis. En prime, vous évitez les malentendus et faites gagner du temps à tout le monde.

5. Centralisez vos e-mails

Centraliser, c’est réunir toutes les communications par e-mail de votre équipe au même endroit : un espace central où toute l’équipe voit l’ensemble des e-mails envoyés et reçus. Un peu comme une adresse de groupe, mais avec des e-mails distincts pour chaque personne.

Il y a plusieurs façons de s’y prendre.

Vous pouvez utiliser un client e-mail comme Microsoft Outlook ou Gmail, ou bien un outil de gestion de projet comme Asana ou Trello. Mais chacune de ces solutions impose des sacrifices, en collaboration ou en changements d’outil incessants, pour fonctionner.

Le moyen le plus simple de centraliser les e-mails d’une équipe est d’utiliser un client e-mail collaboratif comme Missive.

Avec Missive, chaque utilisateur dispose de la boîte de son compte, mais l’administrateur peut aussi configurer une boîte de réception partagée (comme une adresse d’équipe) que tous les utilisateurs peuvent consulter et depuis laquelle ils peuvent répondre. Ainsi, tout le monde voit les mêmes e-mails, sans avoir à transférer les messages ni à mettre tout le monde en Cc.

Vous pouvez aussi gérer d’autres canaux que l’e-mail, comme WhatsApp, les SMS (via Twilio) et les réseaux sociaux comme Instagram et Facebook Messenger.

Un système centralisé permet à toute l’équipe de suivre plus facilement, en un seul endroit, les dernières conversations par e-mail de ses boîtes.

En plus, il est plus facile de retrouver d’anciens e-mails quand vous en avez besoin. Et surtout, les e-mails peuvent être découpés en tâches ou en projets plus petits, ce qui aide à rester organisé et favorise le travail d’équipe.

6. Utilisez des modèles d’e-mails partagés

Quand vous écrivez à des clients, la cohérence est essentielle. Cela veut dire employer le même vocabulaire, le même ton et la même mise en forme dans toutes vos communications.

Pour garantir cette cohérence, vous pouvez utiliser des modèles d’e-mails partagés, c’est-à-dire des modèles que tous les membres de votre équipe peuvent consulter et utiliser.

Les modèles d’e-mails partagés vous font gagner du temps, mais ils garantissent aussi que toute l’équipe est sur la même longueur d’onde. Et vous pouvez les adapter au ton et au style de votre marque.

Si vous utilisez Gmail, par exemple, l’un des membres de votre équipe rédigerait un modèle en suivant les règles de savoir-vivre de l’e-mail pour le service client. Vous le copieriez ensuite dans un espace partagé (Google Docs, Notion, Guru ou autre). Les membres de votre équipe pourraient alors l’ajouter à leurs réponses enregistrées.

Très bien, mais que se passe-t-il quand le modèle change dans l’espace partagé ? Malheureusement, vous devez prévenir chaque membre de l’équipe pour qu’il mette à jour le modèle dans ses réponses enregistrées.

Mieux vaut utiliser un outil comme Missive : quand un utilisateur crée un modèle, il est enregistré dans un espace commun et mis à la disposition de toute l’équipe. Et quand quelqu’un modifie un modèle, le changement s’applique automatiquement au compte de chacun. Fini les mises à jour manuelles !

7. Partagez un carnet de contacts

Si votre équipe écrit sans cesse aux mêmes personnes, il est logique de créer un carnet de contacts partagé. Ainsi, tout le monde a accès aux mêmes coordonnées et vous ne perdez plus de temps à chercher une adresse e-mail chaque fois que vous en avez besoin.

Un carnet de contacts partagé peut être stocké à un endroit central, comme votre client e-mail, un CRM ou un fichier Google Sheets ou Excel enregistré dans Google Drive ou Dropbox et accessible à votre équipe.

Mais ajouter des contacts dans une feuille de calcul et la mettre à jour à la main est fastidieux, et c’est une source d’erreurs pour beaucoup d’équipes.

Missive intègre un carnet de contacts partagé qui se synchronise avec les comptes Office 365 et Google. Vous pouvez aussi synchroniser les données avec d’autres outils de contacts grâce à des outils no-code comme Zapier et Make, ou en créant votre propre intégration avec l’API Missive.

Quand vous ajoutez ou modifiez un contact dans Missive, le changement est immédiatement visible pour toute votre équipe.

8. Utilisez des filtres et des libellés partagés

Si vous utilisez Gmail, vous pouvez vous servir des filtres et des libellés pour classer et organiser vos e-mails et les retrouver plus tard.

Par exemple, vous pourriez créer un libellé « Lancement webinaire » associé à un filtre qui regroupe tous les e-mails envoyés et reçus par l’équipe marketing contenant certains mots-clés liés à votre campagne.

Le problème, c’est que les libellés ne sont pas partagés entre les comptes Workspace et doivent être configurés à la main.

C’est plus simple dans Missive, où vous pouvez partager libellés et filtres avec votre équipe.

Les filtres et libellés partagés rendent le tri et l’organisation des e-mails d’une simplicité enfantine, et garantissent que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Ils vous évitent aussi de perdre du temps à configurer libellés et filtres à la main.

9. Misez sur l’automatisation

Inutile de perdre du temps sur des tâches qui peuvent être automatisées.

Vous pouvez configurer des réponses automatiques, mettre des e-mails en attente et même créer des règles pour classer automatiquement vos e-mails.

Par exemple, dans Missive, vous pouvez créer un groupe de contacts dans lequel vous ajoutez les spammeurs, puis utiliser l’automatisation pour envoyer leurs messages à la corbeille dès qu’ils arrivent dans votre boîte de réception. Adieu à tous ceux qui ont des backlinks de grande qualité à vendre.

Imaginez : des raccourcis intégrés pour insérer rapidement un modèle ou un emoji dans votre e-mail sans quitter votre boîte de réception. Ou des réponses automatiques pour répondre aux questions fréquentes sans retaper sans cesse le même message. Mieux encore : mettre un e-mail en attente jusqu’à une date ou une heure ultérieure pour vous concentrer sur ce qui compte le plus maintenant.

L’automatisation peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous épargner bien des maux de tête. Elle vaut donc le détour si vous cherchez à améliorer la collaboration sur les e-mails et la communication interne de votre équipe sans vous ajouter beaucoup de travail.

10. Rédigez à plusieurs

Enfin, l’une des meilleures façons de renforcer la collaboration sur les e-mails en équipe est de rédiger à plusieurs. Plutôt que d’échanger des e-mails dans tous les sens, vous pouvez utiliser un outil comme Google Docs ou Dropbox Paper pour rédiger et modifier vos e-mails ensemble, en temps réel.

La rédaction collaborative présente plusieurs avantages.

• Elle évite de perdre du temps en allers-retours d’e-mails, et d’avoir à expliquer à tout le monde que même les documents Word peuvent être modifiés dans le cloud.
• Elle permet aussi de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que l’e-mail final respecte le style et le ton de votre équipe, tout en offrant aux nouvelles recrues un bon moyen d’apprendre comment une personne plus rodée à la méthode SCQA construit un e-mail.

Cependant, rédiger ailleurs que dans votre client e-mail peut créer du travail inutile pour vous et votre équipe. Il faut écrire, copier, coller, puis envoyer, n’est-ce pas ?

Avec des outils comme Missive, vous pouvez rédiger vos e-mails à plusieurs directement depuis votre boîte de réception. Vous évitez ainsi les étapes superflues tout en profitant de tous les avantages de la rédaction collaborative. Il suffit d’écrire et d’envoyer grâce à l’édition collaborative en direct de Missive !

Prêt à faire passer la collaboration sur les e-mails de votre équipe à la vitesse supérieure ?

Collaborer n’a pas à être une corvée. En suivant ces conseils simples, vous renforcerez la collaboration sur les e-mails au sein de votre équipe et faciliterez un peu la vie de tout le monde.

Que vous utilisiez un client e-mail comme Gmail ou un logiciel collaboratif comme Missive, vous trouverez des moyens d’éliminer les tâches manuelles inutiles et de rester concentré sur l’essentiel.

Lancez un essai gratuit et essayez Missive. Votre équipe vous remerciera.

Questions fréquentes

Comment faire réellement adopter un nouvel outil de collaboration sur les e-mails par une équipe ?

Commencez par les personnes qui en souffrent le plus, en général celle qui gère la boîte de réception partagée ou qui transfère le plus d’e-mails. Laissez-les le configurer et constater la différence, puis élargissez. Vouloir faire migrer tout le monde d’un coup suscite généralement des résistances, surtout chez ceux qui ont leurs habitudes bien rodées dans Outlook ou Gmail. Un déploiement progressif, où les premiers utilisateurs montrent au reste de l’équipe ce qui fonctionne, se passe en général beaucoup mieux.

Faut-il un logiciel de collaboration sur les e-mails pour une équipe de 3 à 5 personnes ?

Oui. Les petites équipes en profitent souvent le plus, car chacun y porte plusieurs casquettes. Quand une même personne gère les e-mails des ventes, du support et des opérations, il est facile de laisser filer des choses. Une boîte de réception partagée avec assignation et commentaires garde une petite équipe coordonnée sans la lourdeur d’un help desk complet. La question n’est pas la taille de l’équipe, mais de savoir si elle se partage une partie de la charge des e-mails.

Peut-on utiliser un outil de collaboration sur les e-mails avec des comptes Gmail et Outlook ?

La plupart des outils d’e-mail collaboratifs prennent en charge Gmail comme Outlook (Office 365 ou IMAP) : vous pouvez donc connecter des comptes de différents fournisseurs dans le même espace de travail. C’est particulièrement utile pour les équipes où certains utilisent Google Workspace et d’autres Microsoft 365. Dans Missive, par exemple, vous pouvez ajouter des comptes personnels de l’un ou l’autre fournisseur à côté de vos boîtes d’équipe partagées : tout s’affiche dans une seule interface.

Quelle différence entre une boîte de réception partagée et un mot de passe partagé ?

Partager un mot de passe, c’est se connecter tous au même compte sans savoir qui fait quoi : les e-mails sont lus par plusieurs personnes, les réponses font doublon et il n’y a aucune traçabilité. Une vraie boîte de réception partagée donne à chacun son propre identifiant tout en affichant les e-mails partagés (comme support@ ou info@) chez tout le monde. Vous voyez qui est assigné à quoi, laissez des commentaires internes et évitez de vous marcher sur les pieds. C’est toute la différence entre un Google Doc partagé et cinq personnes qui s’envoient le même fichier Word par e-mail.