Vous sentez-vous submergé par le nombre d’e-mails que vous recevez chaque jour ? Avez-vous du mal à suivre le rythme de votre boîte de réception ?

Vous n’êtes pas seul !

On prend vite du retard sur ses e-mails.

Certains d’entre vous cherchent peut-être un moyen de confier la gestion de leurs e-mails et de leur calendrier à leur assistant pour enfin atteindre l’inbox zero.

Bonne nouvelle : la délégation d’e-mails peut vous faciliter la tâche. Google a lancé la délégation Gmail il y a un peu plus de dix ans pour aider ses utilisateurs à gérer plusieurs comptes de messagerie et à garder le contrôle de leurs boîtes de réception.

Dans cet article, nous verrons comment utiliser la délégation Gmail, quelles sont ses principales limites, et pourquoi un outil de collaboration dédié peut mieux convenir à votre équipe.

L’essentiel à retenir

• Ce que ça fait : la délégation Gmail permet d’autoriser une autre personne à lire, envoyer et supprimer des e-mails dans votre compte, sans partager votre mot de passe.
• Principales limites : les destinataires voient que l’e-mail a été envoyé par un délégué, les délégués n’ont pas accès à l’application mobile, et vous ne pouvez pas définir différents niveaux d’autorisation.
• Nombre de délégués : un compte Gmail personnel accepte jusqu’à 10 délégués ; Google Workspace jusqu’à 1 000.
• Aucune collaboration : la délégation Gmail n’offre ni chat interne, ni rédaction collaborative, ni moyen d’assigner des e-mails aux membres de l’équipe.
• Mieux pour les équipes : si plusieurs personnes doivent gérer les e-mails, un outil de boîte de réception partagée comme Missive offre l’assignation, les commentaires internes et une délégation propre, sans que les destinataires le sachent.

Qu’est-ce que la délégation d’e-mails ?

La délégation d’e-mails consiste à donner à une autre personne l’accès à votre compte de messagerie. Le délégué peut alors accéder à votre boîte de réception, répondre aux e-mails et gérer vos messages en votre nom. C’est un excellent moyen de gagner du temps et des ressources : quelqu’un d’autre s’occupe de vos e-mails pendant que vous vous concentrez sur d’autres tâches.

C’est utile dans bien des situations. Par exemple, si vous partez en vacances et souhaitez que quelqu’un gère vos e-mails pendant votre absence, vous pouvez lui déléguer l’accès à votre compte.

Pour déléguer l’accès à votre compte de messagerie, vous devez configurer une délégation dans votre client de messagerie. En général, il suffit d’indiquer l’adresse e-mail de la personne à qui vous voulez déléguer l’accès et de lui accorder certaines autorisations.

Une fois la délégation configurée, le délégué peut accéder à votre compte de messagerie et effectuer certaines actions : lire et répondre aux e-mails, gérer votre calendrier et votre emploi du temps, ou encore envoyer des e-mails en votre nom.

La délégation d’e-mails peut être un outil précieux pour gérer votre messagerie et vous assurer que les tâches importantes sont prises en charge, même quand vous n’êtes pas disponible.

Gardez toutefois à l’esprit que la délégation doit être utilisée avec prudence et réservée à des personnes de confiance.

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Qu’est-ce que la délégation Gmail ?

La délégation Gmail est une fonctionnalité proposée à la fois dans la version grand public et dans la version Google Workspace, qui vous permet de donner à quelqu’un d’autre (un délégué Gmail) l’accès à votre compte Gmail.

Cette personne peut :

• Envoyer et recevoir des e-mails en votre nom
• Supprimer des e-mails

En revanche, elle ne peut pas :

• Accéder aux paramètres de votre compte
• Modifier votre mot de passe
• Utiliser Google Chat ou Google Meet en votre nom

Une limite importante à connaître d’emblée : la délégation Gmail ne fonctionne que dans un navigateur web sur ordinateur. Les délégués ne peuvent pas accéder aux comptes délégués depuis l’application mobile Gmail sur iOS ou Android. Si l’accès mobile compte dans votre façon de travailler, c’est une contrainte de taille.

En quoi un compte Gmail délégué diffère-t-il d’une boîte de réception collaborative ?

Un compte Gmail délégué vous permet de donner à une autre personne l’accès à votre compte Gmail, tandis qu’une boîte de réception collaborative est un compte de messagerie partagé auquel plusieurs personnes peuvent accéder pour gérer les échanges par e-mail.

Un compte délégué est utile si vous avez besoin que quelqu’un gère vos e-mails pendant votre indisponibilité, ou si vous voulez partager votre compte Gmail avec une autre personne, comme un assistant.

La boîte de réception collaborative de Google Groupes, elle, est un compte de messagerie partagé conçu spécifiquement pour que plusieurs personnes puissent accéder aux échanges par e-mail et les gérer. Elle est souvent utilisée par des équipes ou des organisations pour traiter les demandes du service client ou d’autres communications partagées. Plusieurs personnes peuvent accéder à une boîte aux lettres partagée pour voir les e-mails envoyés à l’alias et y répondre.

Une façon simple de voir les choses : la délégation Gmail est pensée pour une personne qui en aide une autre (par exemple, un assistant qui gère la boîte de réception d’un dirigeant). Une boîte de réception collaborative est pensée pour une équipe qui gère une adresse partagée (par exemple, support@ ou info@). Et un outil de boîte de réception partagée dédié va plus loin, avec l’assignation, les discussions internes et la collaboration en temps réel.

Les avantages de la délégation d’e-mails

La délégation d’e-mails présente plusieurs avantages :

1. Une meilleure productivité : confier vos tâches liées aux e-mails à un assistant, par exemple, vous libère du temps pour vous concentrer sur d’autres tâches importantes.
2. Une meilleure organisation : déléguer vos e-mails à quelqu’un d’autre permet de s’assurer qu’aucun message important n’est manqué et que les tâches sont faites à temps.
3. Une meilleure communication : confier vos e-mails à quelqu’un d’autre aide à apporter des réponses rapides et ciblées, ce qui améliore la communication avec les clients et les collègues.
4. De la flexibilité : la délégation d’e-mails vous permet de déléguer des tâches même quand vous n’êtes pas sur place, ce qui en fait un outil pratique pour gérer vos e-mails pendant vos vacances ou en télétravail.

En résumé, déléguer vos e-mails vous fait gagner du temps, puisque vous n’avez plus à les gérer seul. La délégation permet aussi de s’assurer que les e-mails importants ne sont ni manqués ni oubliés.

La délégation d’e-mails doit toutefois être maniée avec précaution, et l’accès réservé à des personnes de confiance. Assurez-vous que les attentes et les règles fixées aux délégués sont claires.

Gardez à l’esprit que la délégation d’e-mails n’est pas la meilleure solution pour les boîtes de réception partagées. Un outil de boîte de réception partagée convient mieux pour que votre équipe collabore sur des alias partagés.

Comment configurer la délégation Gmail

Configurer des délégués Gmail se fait en quelques étapes simples.

Si votre compte fait partie d’une organisation, vérifiez d’abord que l’administrateur Google Workspace a activé la délégation de messagerie pour les utilisateurs.

Voici comment configurer la délégation Gmail :

1. Ouvrez votre compte Gmail (vous ne pouvez pas configurer de délégués dans l’application Gmail sur iOS ou Android) et ouvrez le menu Paramètres ⚙️ en haut à droite.
2. Cliquez sur Voir tous les paramètres et sélectionnez l’onglet Comptes et importation.
3. Dans la section Déléguer l’accès à votre compte, cliquez sur le lien Ajouter un autre compte.
4. Saisissez l’adresse e-mail de la personne à qui vous voulez déléguer l’accès.
5. Cliquez sur le bouton Étape suivante >>, puis sur le bouton Envoyer un e-mail pour déléguer l’accès pour envoyer une demande de délégation au délégué.

Les utilisateurs Gmail disposant d’une adresse professionnelle peuvent déléguer l’accès à un groupe du même domaine. Les membres extérieurs au groupe n’ont pas accès au compte Gmail délégué.

Résoudre les problèmes courants

Si vous rencontrez des difficultés pour configurer la délégation Gmail, voici les causes les plus fréquentes :

• Vous ne voyez pas l’option de délégation ? Votre administrateur Google Workspace n’a peut-être pas activé la délégation de messagerie pour votre organisation. Demandez-lui de vérifier Paramètres > Gmail > Paramètres utilisateur > Délégation de messagerie.
• Le délégué n’a pas reçu l’invitation ? L’invitation à la délégation peut mettre jusqu’à 24 heures à arriver. Vérifiez aussi le dossier spam du délégué.
• Le délégué a accepté mais n’a pas accès ? Après acceptation, il peut falloir jusqu’à 24 heures avant que le compte délégué apparaisse dans le sélecteur de comptes Gmail du délégué.

Comment accéder à un compte délégué dans Gmail ?

Pour accéder à un compte Gmail délégué, le propriétaire du compte doit d’abord vous avoir accordé un accès délégué. Voici comment faire :

1. Ouvrez votre compte Gmail et cliquez sur la photo de profil du compte (le cercle avec une photo ou vos initiales) en haut à droite.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez le compte délégué auquel vous voulez accéder.
3. Le compte Gmail délégué s’ouvre, et vous pouvez consulter et envoyer des e-mails comme si vous en étiez le propriétaire.

Une fois le compte délégué chargé, vous pouvez gérer ce compte Gmail exactement comme le vôtre.

Comment retirer l’accès d’un délégué dans Gmail ?

Pour retirer l’accès d’un délégué dans Gmail, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à votre compte Gmail et cliquez sur ⚙️ en haut à droite pour ouvrir le menu des paramètres Gmail.
2. Cliquez sur le bouton Voir tous les paramètres en haut de la barre latérale.
3. Sélectionnez l’onglet Comptes et importation.
4. Dans la section Déléguer l’accès à votre compte, cliquez sur Supprimer à côté du délégué que vous voulez retirer.
5. Confirmez le retrait de l’accès en cliquant sur le bouton OK.

Le délégué retiré n’a plus accès à votre compte et ne peut plus consulter ni envoyer d’e-mails depuis celui-ci.

Pourquoi la délégation Gmail n’est probablement pas faite pour vous

Plusieurs raisons font que la délégation Gmail n’est pas forcément le meilleur outil pour déléguer vos e-mails. Un outil comme Missive pourrait bien mieux répondre à vos besoins.

Voici les principales limites des délégués Gmail.

1. Les destinataires voient que l’e-mail a été envoyé par quelqu’un d’autre

Quand un délégué envoie un e-mail depuis le compte du propriétaire, le destinataire voit qu’il a été envoyé par le délégué et non par le propriétaire. Cela peut prêter à confusion et ne convient pas à tous les cas.

Dans Missive, les e-mails envoyés par des délégués ne se distinguent pas de ceux que vous envoyez vous-même. Le destinataire ne peut pas savoir si l’e-mail a été envoyé par vous ou par quelqu’un d’autre en votre nom.

2. Le calendrier et les contacts doivent être partagés séparément

Pour déléguer l’accès à votre agenda Google et à vos contacts Google en plus de vos e-mails, vous devez accorder l’accès délégué à chacun séparément. C’est contraignant et chronophage.

Avec Missive, vous pouvez partager votre calendrier automatiquement pour que la personne qui vous assiste puisse créer, répondre à et gérer vos événements. Les contacts d’un carnet d’adresses peuvent aussi être partagés avec d’autres personnes. Vous pouvez avoir plusieurs carnets d’adresses si vous souhaitez garder certains contacts privés.

3. Impossible de définir plusieurs niveaux d’autorisation

Avec la délégation Gmail, vous ne pouvez accorder qu’un seul et même niveau d’accès à tous vos délégués. Impossible d’avoir plusieurs niveaux de délégués pour gérer leurs autorisations, comme l’envoi ou la suppression d’e-mails en votre nom.

Quand vous accordez à un délégué l’accès à votre compte Gmail, vous lui donnez accès à tous vos e-mails. Il est impossible de ne partager que certains e-mails ou dossiers avec un délégué.

Missive facilite la gestion des autorisations que vous accordez à un délégué. Vous pouvez lui donner accès à certains e-mails ou dossiers tout en gardant les autres privés. Vous pouvez aussi révoquer facilement l’accès à des e-mails et des dossiers à tout moment. Vous gardez ainsi la maîtrise de vos e-mails et de vos dossiers, même quand vous en déléguez l’accès.

4. Impossible de partager avec des personnes extérieures à l’organisation

La délégation Gmail n’est disponible que pour les utilisateurs de Google Workspace (anciennement G Suite) ou de Gmail. Si vous n’utilisez pas Google Workspace, vous ne pourrez pas utiliser cette fonctionnalité. De plus, vous ne pouvez ajouter un délégué qu’au sein de votre organisation, ou avec une adresse Gmail si vous n’en faites pas partie. Si vous devez déléguer des tâches à quelqu’un d’extérieur à votre organisation ou qui n’utilise pas Gmail, la délégation Gmail n’est pas une option.

Avec Missive, vous pouvez partager votre boîte de réception avec n’importe qui, sans restriction liée à votre fournisseur de messagerie ni obligation que les délégués aient le même domaine de messagerie que vous.

5. Aucune collaboration

La délégation Gmail n’offre aucune fonctionnalité de collaboration intégrée. Votre délégué et vous ne pourrez pas travailler ensemble sur des e-mails en temps réel. Si vous devez collaborer avec votre délégué sur des e-mails ou d’autres tâches, il vous faudra un autre outil.

Avec Missive, vous pouvez discuter avec vos délégués directement dans une conversation e-mail, et même collaborer sur des brouillons.

Délégation Gmail ou Missive ?

Voici une comparaison côte à côte pour vous aider à choisir l’approche adaptée à vos besoins :

Au final, si la délégation Gmail peut être utile dans certains cas, ce n’est pas forcément le meilleur outil pour déléguer vos e-mails, selon vos besoins et vos contraintes.

Missive rend la délégation d’e-mails simple et sûre. Vous décidez à qui déléguer, quel accès donner et quelles actions autoriser, sans avoir à partager de mot de passe.

La configuration est guidée, elle aussi. Les adresses partagées ont leur propre section dans Paramètres > Comptes, avec un assistant pour connecter une adresse partagée : fini les tâtonnements sur les autorisations qui font la réputation de la délégation.

Consultez notre guide complet de la délégation d’e-mails avec Missive pour bien démarrer.

Conclusion

La délégation Gmail fonctionne bien dans les cas simples : un assistant qui aide un dirigeant à gérer sa boîte de réception, ou quelqu’un qui prend le relais sur les e-mails pendant des vacances. Elle est gratuite, intégrée à Gmail et ne nécessite pas de partager votre mot de passe.

Mais dès que vous avez besoin de plus (plusieurs personnes qui collaborent sur les e-mails, un accès mobile pour les délégués, une délégation invisible où les destinataires ne savent pas que quelqu’un d’autre a envoyé l’e-mail, ou un contrôle fin sur qui voit quoi), la délégation Gmail ne suffit plus.

Pour les équipes dont l’e-mail est au cœur du travail, un outil de collaboration dédié comble les lacunes que laisse la délégation Gmail. Que vous gériez le support client, coordonniez la prospection commerciale ou pilotiez les opérations, le bon outil transforme l’e-mail : de goulot d’étranglement, il devient un espace de travail partagé.

Questions fréquentes

Puis-je accéder à un compte Gmail délégué sur mon téléphone ?

Non. La délégation Gmail ne fonctionne que dans un navigateur web sur ordinateur. Les délégués ne peuvent pas accéder aux comptes délégués depuis l’application mobile Gmail sur iOS ou Android. Si vous avez besoin de déléguer vos e-mails sur mobile, il vous faut un outil comme Missive, qui prend en charge la délégation dans ses applications mobiles.

Combien de délégués puis-je ajouter à mon compte Gmail ?

Un compte Gmail personnel peut avoir jusqu’à 10 délégués. Un compte Google Workspace peut en avoir jusqu’à 1 000, mais la limite réelle dépend des règles de votre organisation.

Les délégués doivent-ils avoir un compte Gmail ?

Pour un compte Gmail personnel, les délégués doivent avoir une adresse Gmail. Pour Google Workspace, les délégués doivent faire partie de votre organisation, ou avoir une adresse Gmail si vous ne faites pas partie d’une organisation.

Les délégués peuvent-ils supprimer définitivement mes e-mails ?

Les délégués peuvent placer des e-mails dans la corbeille, mais ceux-ci restent récupérables pendant 30 jours. Ils ne peuvent ni supprimer définitivement des e-mails, ni accéder aux paramètres de votre compte.

Quelle différence entre la délégation Gmail et les alias Gmail ?

La délégation donne à une autre personne l’accès en lecture et en envoi à votre boîte de réception. Les alias (comme yourname+label@gmail.com) acheminent des e-mails vers votre propre boîte de réception, sans impliquer qui que ce soit d’autre. Ils répondent à des besoins totalement différents.