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Gestion des e-mails pour avocats : nos conseils pour perdre moins de temps
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par
Skyler Reeves
July 30, 2022
· Mis à jour le
March 3, 2026
Demandez à n’importe quel avocat : il y a de fortes chances qu’il cite la même source de stress, sa boîte de réception.
L’e-mail est un moyen de communication pratique et rapide, mais sans méthode, le personnel d’un cabinet peut avoir du mal à suivre toutes les demandes, questions et remarques qui arrivent. Et dans un cabinet d’avocats, l’e-mail n’est pas qu’un outil de communication : c’est là que vivent la relation client, les échéances et la mémoire du cabinet. Quand une personne clé part en vacances ou quitte le cabinet, les e-mails qu’elle gérait peuvent devenir un angle mort pour tout le monde.
Un logiciel de gestion des e-mails, c’est-à-dire le système utilisé pour recevoir, envoyer et organiser les e-mails, est indispensable pour un cabinet d’avocats, quelle que soit sa taille. Mais toutes les approches de la gestion des e-mails ne se valent pas.
Gérer ses e-mails, ce n’est pas seulement atteindre l’Inbox Zero ou vider sa boîte de réception des messages les plus urgents. C’est mettre en place des méthodes et des outils pour traiter les e-mails entrants et sortants.
Gmail ou Outlook est peut-être l’outil qui vous sert à recevoir et envoyer vos messages, mais la gestion des e-mails englobe toutes les façons dont vous et l’ensemble de votre cabinet traitez vos e-mails.
Pour un cabinet d’avocats, appliquer les bonnes pratiques de gestion des e-mails doit être une démarche collective, avec les bonnes stratégies pour que toute l’équipe puisse facilement recevoir, prioriser, déléguer, discuter et répondre aux e-mails de façon efficace.
Les avocats qui n’ont pas de bonne méthode pour gérer leur boîte de réception font face à plusieurs difficultés. Voici les plaintes les plus fréquentes :
« Le transfert d’e-mails nous faisait perdre énormément de temps au cabinet », explique Steve Rice, fondateur et avocat principal de Steve Rice Law, à propos de la façon dont son cabinet gérait les e-mails avant d’adopter un outil dédié.
« Nous travaillions surtout dans Google Agenda, Clio et Gmail, mais c’était vraiment difficile de savoir ce que faisaient les autres. Quand quelqu’un n’a pas été mis en copie ou qu’un collègue est absent, ça pose problème », raconte Ryan Hamilton, de Sherwood Family Law.
Arif Gozel, avocat en droit de l’immigration chez Gozel Law, ne mâche pas ses mots : « Je crois que je passe 80 % de mon temps dans ma boîte de réception. C’est ma liste de tâches. » Son équipe de dix personnes devait sans cesse rappeler aux clients d’utiliser « Répondre à tous » pour que tout le monde reste informé, mais les clients finissaient toujours par répondre uniquement à la dernière personne qui leur avait écrit, laissant les superviseurs dans le flou. Et quand des collaborateurs quittaient le cabinet, « ils partaient avec tous leurs e-mails. Nous perdions donc l’historique des clients dont ils s’occupaient. »
Les cabinets qui mettent en place un vrai système de gestion des e-mails ont les moyens de maîtriser le chaos de leur boîte de réception, d’éviter la surcharge d’e-mails, de traiter rapidement les e-mails importants et de garder toute l’équipe sur la même longueur d’onde.
Quand votre gestion des e-mails fonctionne bien, c’est un vrai bonheur. Avec le bon outil et la bonne formation, voici quelques avantages possibles :
Kristen Corpion, fondatrice de CORPLaw, raconte : « Avant, en tant qu’équipe à distance, nous ne pouvions pas collaborer sur les e-mails sans nous les transférer dans tous les sens. »
Derek Martin, avocat chez Driver Defense Team, partage ce besoin de collaboration. « Avant Missive, chacun utilisait simplement sa propre adresse e-mail. Ça ne fonctionne pas quand quelqu’un part en vacances ou prend un jour de congé, surtout pour notre équipe commerciale ou pour la relation client. Même une seule journée peut faire une grande différence. »
Pour les autres aspects essentiels de votre cabinet, vous utilisez des outils comme un logiciel de gestion de dossiers ou de gestion de cabinet, des processus d’accueil des nouveaux clients ou des systèmes de gestion documentaire pour que tout reste fluide. La gestion des e-mails vient compléter ces outils et vous permet de trier et de traiter toutes les communications et tous les documents qui entrent et sortent de votre cabinet.
Mettre en place une vraie gestion des e-mails peut ressembler à un parcours du combattant. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des méthodes éprouvées pour que les avocats gardent le contrôle de leur boîte de réception. Ces 10 conseils aideront votre cabinet à perdre moins de temps.
Tout commence par le bon outil. Le mauvais outil ne fait que frustrer les professionnels du droit et leurs équipes, ce qui veut dire qu’il ne sera pas adopté.
Les avocats travaillent en équipe. Même les petits cabinets et les avocats exerçant seuls échangent tous les jours avec un assistant ou un juriste. Tous les avocats reçoivent chaque jour un grand volume d’e-mails de prospects, de clients, de confrères et d’autres sources, qui peut vite tourner au casse-tête.
Commencez par ce que vous utilisez aujourd’hui : votre outil actuel offre-t-il les fonctionnalités de collaboration et d’organisation dont vous avez besoin ?
Conseil de pro : Outlook et Gmail ne suffisent pas pour un cabinet moderne. Trop de cabinets ont bricolé des « systèmes » lourds pour faire fonctionner Outlook ou Gmail, mais ces outils ne répondent pas de façon fiable aux besoins complexes des avocats.
« J’utilisais Outlook avant, et même si mon équipe n’est pas très grande, j’ai beaucoup d’adresses e-mail. C’était vraiment fastidieux de suivre les réponses », explique Shawn Stone, avocat chez Stone Law Group.
« Certaines limites de Gmail m’inquiétaient. Le transfert d’e-mails nous faisait perdre du temps, et c’était pénible de ne pas pouvoir discuter avant d’envoyer un e-mail », ajoute l’avocat Steve Rice.
Arif Gozel a vécu la même chose : « Outlook ne suffit tout simplement pas pour coopérer et collaborer. Nous utilisions beaucoup les boîtes aux lettres partagées pour certains besoins précis, mais à part ça, je ne connaissais pas les logiciels de gestion des e-mails. Je ne savais même pas que ça existait. »
C’est là qu’intervient Missive. Missive est un outil qui permet à votre équipe de recevoir et de gérer les e-mails de façon cohérente. Si une meilleure collaboration et une meilleure organisation sont vos priorités, Missive est l’outil idéal pour rendre votre boîte de réception plus facile à gérer.
À mon avis, nous sommes un meilleur cabinet grâce à tout ce que Missive met à notre disposition.Steve Rice, Steve Rice Law
Quand toute votre équipe travaille au même endroit, n’importe qui peut facilement prendre le relais sur un dossier en cours.
Pour le cabinet d’immigration d’Arif Gozel, le changement a été radical. Son équipe est passée de clients à qui l’on demandait de mettre tout le monde en copie de chaque e-mail (en leur rappelant sans cesse de cliquer sur « Répondre à tous ») à une seule adresse partagée pour toute la communication client. « Maintenant, nous utilisons une seule adresse e-mail au lieu de demander à nos clients de nous mettre tous en copie. C’est aussi un gros gain de temps. »
Savoir quand d’autres personnes travaillent sur des e-mails est utile, aussi. Gérer ses e-mails avec Missive a fait gagner beaucoup de temps à l’avocate Kristen Corpion, tout en créant un meilleur environnement de travail pour son équipe.
C’est beaucoup plus facile de collaborer à distance. Plusieurs membres de l’équipe peuvent donner leur avis et modifier des e-mails ensemble, c’est génial. Pouvoir voir quand les autres sont en ligne ou consultent la même chose que vous au même moment, ça renforce le sentiment de connexion.Kristen Corpion, CORPLaw
Pour l’avocat Shawn Stone, les boîtes aux lettres partagées d’Outlook étaient trop lourdes et ne faisaient pas l’affaire. Il raconte : « Ce que j’ai trouvé génial avec Missive, c’est que je peux avoir des boîtes de réception partagées. Je vois si quelqu’un a déjà répondu, je peux assigner l’e-mail à quelqu’un d’autre et je peux laisser des commentaires. »
Laisser des commentaires permettait à Shawn de dire rapidement : « Voilà, l’équipe, comment on va gérer ça », une leçon donnée une seule fois. Ensuite, les membres de l’équipe savent traiter les situations similaires de façon cohérente.
En ajoutant Missive aux outils de son cabinet, Shawn a gagné la certitude que chaque client bénéficiait de la meilleure expérience, quel que soit son interlocuteur dans l’équipe.
Missive est un excellent outil pour que toute l’équipe soit sur la même longueur d’onde dans la communication avec nos clients, et pour éviter que des échanges passent entre les mailles du filet. C’est devenu un outil indispensable pour mon cabinet.Shawn Stone, Stone Law Group
Les règles, les filtres et les libellés sont de puissants raccourcis pour vos e-mails.
Beaucoup d’avocats qui utilisent Outlook de Microsoft ou Gmail connaissent déjà les règles, les filtres et les libellés. Ils permettent de trier votre boîte de réception selon des critères comme le nom du client, l’objet ou le corps du message. Pour un usage basique, ils fonctionnent bien dans Outlook et Gmail.
Mais dans un client de messagerie aussi puissant que Missive, vous retrouvez ces options populaires tout en profitant de nombreuses autres fonctionnalités avancées.
Les règles d’e-mail automatisent des actions lorsque certaines conditions sont remplies par un message reçu ou envoyé. Combinez différentes conditions pour créer des scénarios « si/alors ». Les filtres et les libellés vous aident à choisir la meilleure façon de trier les informations de votre boîte de réception. Dans Missive, vous pouvez même utiliser des libellés partagés pour toute l’organisation.
Les règles d’e-mail se modifient facilement selon vos besoins. Si un e-mail prioritaire lié à un dossier imminent doit remonter en haut de votre boîte de réception pendant une courte période seulement, vous pouvez ajuster vos règles pour les e-mails de vos clients.
En moyenne, une personne consulte ses e-mails environ 15 fois par jour. C’est contre-productif. La plupart des avocats arrivent tout juste au bout de leurs messages non lus pour découvrir que ceux qu’ils ont envoyés génèrent déjà de nouvelles réponses dans leur boîte de réception.
Au lieu de garder votre messagerie ouverte en permanence et de laisser l’anxiété monter à mesure que les messages non lus s’accumulent, réservez des moments précis pour lire et répondre à vos e-mails. Commencez par trois fois par jour, et fermez votre boîte de réception entre deux.
En y ajoutant des outils avancés comme les règles, les filtres et les libellés, vous verrez que cette méthode est plus concentrée et moins stressante dans l’ensemble.
Voici une approche simple mais efficace pour prioriser vos e-mails : classez-les en « À faire maintenant », « À faire plus tard » et « À déléguer ». Apprenez ensuite à votre équipe à trier sa propre boîte de réception, pour que vous ne soyez pas submergé de messages non lus.
Avec Missive, vous pouvez déléguer et assigner des messages à un membre de l’équipe. De même, les e-mails qui arrivent sur l’adresse principale du cabinet peuvent vous être redirigés par d’autres collaborateurs : ils apparaissent alors en haut de votre boîte de réception.
Ce processus permet aux membres de l’équipe d’obtenir un avis avant l’envoi d’un message, et donne au responsable une vue d’ensemble maîtrisable sur la gestion des e-mails.
C’est très utile d’avoir de la visibilité sur les échanges. Avec Missive, je peux voir la qualité et la rapidité des réponses.Derek Martin, Driver Defense Team
Les avocats reçoivent souvent des e-mails qui demandent un consensus ou l’avis d’autres avocats du cabinet. Pour obtenir ces avis, la plupart doivent transférer ces messages à leurs collègues en espérant que tout le monde pense à cliquer sur « Répondre à tous » pour que la conversation ne déraille pas.
Écrire à son équipe par e-mail prend du temps. Le contexte essentiel se perd facilement dans un océan de messages en copie et de transferts désynchronisés.
Réservez l’e-mail à la communication externe et cherchez un outil qui vous permet, à vous et à votre équipe, de faire référence aux e-mails dans vos échanges internes.
Vous pouvez utiliser Slack, mais jongler entre les applications pour parler de vos e-mails professionnels crée autant de friction et de changements de contexte que les transferts.
Mieux vaut utiliser Missive pour vos échanges internes sur les e-mails, grâce à ses fonctionnalités de chat intégrées.
Dans Missive, vous pouvez commenter chaque e-mail et mentionner des membres de l’équipe. Si vous avez besoin de l’avis de vos collègues, laissez simplement un commentaire en les mentionnant. La conversation est alors partagée avec eux et arrive automatiquement dans leur boîte de réception, pour qu’ils puissent répondre dans les commentaires.
L’équipe d’Arif Gozel a trouvé cette fonctionnalité révolutionnaire : « Nous adorons le bouton de commentaire sous les e-mails. » Avant Missive, son cabinet transférait les e-mails et ajoutait des captures d’écran à la main pour que chacun ait le contexte. Désormais, les échanges internes se déroulent juste à côté du message du client : plus de transferts, plus de captures d’écran, plus de contexte perdu.
Vous pouvez aussi ouvrir un salon de discussion dans Missive pour échanger en temps réel. Les salons de Missive sont parfaits pour les échanges en tête-à-tête comme en équipe.
La méthode Inbox Zero est une pratique de productivité qui consiste à garder sa boîte de réception vide, ou presque, en permanence.
Cette approche empêche votre boîte de réception de devenir ingérable. Quand les messages non lus s’accumulent par centaines, il devient beaucoup plus facile de laisser passer quelque chose.
Voici quelques conseils de pro pour vous lancer tout de suite dans l’Inbox Zero :
Peu importe depuis combien de temps vous exercez, une chose est sûre : trop de gens ont accès à vous par votre boîte de réception. À force de vous inscrire à des newsletters, vous cédez votre temps et votre attention.
Quand vos centres d’intérêt évoluent ou que vous voulez rester concentré au travail, le plus simple est de passer en revue sans pitié toutes les newsletters auxquelles vous êtes inscrit et de cliquer sur « Se désabonner ».
Personne n’a besoin de toutes les notifications des réseaux sociaux. Leur but est de vous faire interrompre ce que vous faites pour ouvrir l’application ou le site. Ne leur donnez pas ce pouvoir.
À moins de recevoir des prospects via les messages des réseaux sociaux, coupez ces notifications.
Si votre cabinet reçoit des prospects via les réseaux sociaux, comme Facebook Messenger, faites-les plutôt passer par Missive. Missive propose des connexions aux réseaux sociaux et aux SMS pour que vous receviez les informations les plus importantes sans être tout le temps sur les réseaux ou sur votre téléphone.
Une grande partie des e-mails que les avocats et leur équipe envoient au fil de la journée donnent les mêmes informations à des clients différents. Réécrire sans cesse ces messages types est une perte de temps.
Si vous utilisez Gmail ou Outlook, vous vous servez peut-être déjà de modèles pour gagner du temps sur vos relances. Mais avec Missive, vous pouvez aller plus loin avec des réponses enregistrées : des modèles partagés, faciles à retrouver et dotés de variables.
Une fois une réponse créée dans Missive, vous pouvez la garder privée ou la partager avec l’équipe. Si vous modifiez l’un des modèles partagés, tous les membres de l’équipe disposent instantanément de la dernière version.
Toutes les réponses enregistrées se retrouvent d’une simple recherche dans l’application : n’importe qui dans l’équipe peut trouver la bonne réponse en quelques frappes. Voici un exemple de recherches différentes qui font toutes apparaître le même modèle d’e-mail dans Missive :
Vous pouvez même envoyer une réponse enregistrée encore plus vite grâce aux variables de réponse, qui insèrent automatiquement des informations comme le nom du destinataire.
Impossible d’exercer le droit sans communiquer clairement et rapidement avec ses clients. Il vous faut donc un outil de gestion des e-mails doté de fonctionnalités pensées pour vous aider à rester organisé et à gagner du temps.
Quels que soient la taille de votre cabinet et votre domaine de pratique, voici les fonctionnalités clés à rechercher dans votre logiciel de gestion des e-mails.
Envoyer un e-mail peut nécessiter quelques échanges en coulisses. Missive rend tout cela possible avec des fonctionnalités de collaboration de premier ordre, dont la rédaction collaborative des brouillons en direct.
Ce que j’ai trouvé génial avec Missive, c’est d’avoir des boîtes de réception partagées et de voir facilement si quelqu’un a déjà répondu. Je peux aussi laisser des commentaires à mon équipe pour leur indiquer comment répondre, et ils sauront ensuite traiter seuls les cas similaires. Pour moi, Missive, c’est l’e-mail collaboratif.Shawn Stone, Stone Law Group
Missive est notre plateforme de communication centrale. Nous y faisons nos points d’équipe et nos fils de discussion informels pour rester soudés. Aucune autre plateforme ne nous permettait d’avoir cette dynamique sociale. C’est notre outil de collaboration d’équipe, qui nous permet aussi d’envoyer des e-mails.Kristen Corpion, CORPLaw
En tant qu’avocat, vous recevrez toujours plus d’e-mails que vous ne pouvez ou ne voulez en traiter. Cherchez un outil qui vous permet d’assigner un message à quelqu’un d’autre en quelques clics.
Comme le souligne Ryan Hamilton, les avocats reçoivent beaucoup trop d’e-mails. « Nous devons poser des bases solides dès maintenant pour que tout soit fluide dès le départ. Notre cabinet n’aura plus la même taille dans deux ou trois ans. Grâce à notre équipe qui utilise les dossiers d’équipe et aux assistants juridiques qui filtrent des milliers d’e-mails pour ne garder que les dix que l’avocat doit voir dans la journée, la vie de nos avocats est beaucoup plus simple. »
À quoi bon adopter un nouveau logiciel bourré de fonctionnalités si toute votre équipe n’adhère pas à son utilisation ? L’expérience utilisateur est essentielle.
Une bonne solution de gestion des e-mails doit permettre à chacun de prendre l’outil en main rapidement.
La meilleure nouvelle, c’est que Missive est apprécié par tout le personnel des cabinets d’avocats. Demandez donc à l’avocat Derek Martin.
Tout le monde au cabinet a pris Missive en main rapidement. J’ai intégré quatre nouvelles recrues sur la plateforme en un mois, quasiment sans formation, grâce à son UI/UX intuitive.Derek Martin, Driver Defense Team
L’outil est simple et l’on s’y habitue facilement : votre équipe appréciera une communication plus fluide et le temps gagné.
Les fonctionnalités comme les règles et les modèles d’e-mails font gagner du temps en gardant votre boîte de réception organisée, en garantissant une réponse rapide aux e-mails importants et en assurant une communication cohérente de la part de tous les collaborateurs.
En tant qu’avocat, cherchez un outil qui automatise facilement le travail de votre équipe autant que possible. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’essentiel, comme décrocher de nouveaux dossiers, au lieu de vous inquiéter des e-mails qui passent entre les mailles du filet.
Avec le bon système, l’e-mail joue en votre faveur. Donnez à votre équipe les moyens de prendre en charge un message ou de vous le réassigner si nécessaire. Atteignez l’Inbox Zero avec le sourire. Tout est possible avec le bon système.
Si vous comptez investir du temps et de l’argent dans une application de messagerie durable pour votre cabinet, choisissez celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix et la meilleure expérience.
Nous utilisons tellement de services cloud que j’en ai perdu le compte. Ça finit par chiffrer à la fin du mois. Missive ne fait jamais partie de ce qu’on envisage de supprimer. Être synchronisés sur tous les plans a vraiment changé notre façon d’aider nos clients.Ryan Hamilton, Sherwood Family Law
Envie d’essayer Missive dans votre cabinet ? Inscrivez-vous dès aujourd’hui et testez-le par vous-même.
Oui, à condition de choisir une plateforme qui prend la sécurité au sérieux. Recherchez un chiffrement 256 bits, des données hébergées dans des installations sécurisées et la possibilité de contrôler les droits d’accès de chaque membre de l’équipe. Missive chiffre les données en transit et au repos, et comme les boîtes de réception partagées remplacent le partage de mots de passe, votre sécurité s’en trouve même renforcée : plus personne n’a besoin de se connecter à un compte Gmail partagé avec un mot de passe noté sur un post-it.
Missive s’intègre à des milliers d’applications grâce à son API et à ses intégrations, dont des outils couramment utilisés par les cabinets d’avocats. De nombreux cabinets utilisent Missive avec Clio, MyCase ou PracticePanther : la collaboration sur les e-mails se fait dans Missive, tandis que les dossiers et la facturation restent dans leur logiciel de gestion de cabinet.
Avec une boîte de réception partagée, l’historique des conversations appartient au cabinet, pas à la personne. Quand quelqu’un s’en va, ses conversations, ses commentaires et le contexte restent accessibles à l’équipe. Comme l’a vécu l’avocat en droit de l’immigration Arif Gozel, avant de passer à une boîte de réception partagée, son cabinet perdait tout l’historique des échanges avec les clients chaque fois qu’un membre de l’équipe partait. Un risque important, surtout quand il s’agit de dossiers clients en cours.
La plupart des cabinets sont opérationnels en quelques jours. Comme le dit l’avocat Derek Martin, il a intégré quatre nouvelles recrues « quasiment sans formation, grâce à son UI/UX intuitive ». La clé, c’est que Missive ressemble à une messagerie classique, pas à un help desk ni à un outil de gestion de projet : la courbe d’apprentissage est donc minime pour ceux qui savent déjà utiliser l’e-mail.
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