Gmail n’a pas de fonctionnalité de notes intégrée. Vous avez cinq solutions de contournement (et demie) : Google Tasks, Google Keep, Google Chat, les brouillons, les réponses avec citation et les libellés comme indicateurs de statut sommaires. Chacune a ses inconvénients. Pour une vraie collaboration d’équipe autour d’un e-mail, un outil comme Missive (qui permet de commenter, d’assigner et de discuter sur n’importe quel e-mail sans le transférer) est généralement la meilleure réponse.

Nous avons tous déjà reçu d’un client ou d’un collègue un e-mail auquel nous ne pouvions pas répondre tout de suite. Il faut vérifier auprès de quelqu’un, chercher une information ou y revenir avec plus de contexte. En attendant, l’e-mail reste là, et on finit par oublier pourquoi on l’avait mis de côté.

Si Gmail permettait d’attacher une note à un e-mail, ou de le commenter comme un Google Doc, le problème serait réglé. Ce n’est pas le cas. Mais il existe des solutions de contournement, et quelques meilleures options en dehors de Gmail, pour les équipes qui doivent se coordonner sur leurs e-mails sans multiplier les transferts.

Que sont les notes Gmail ?

Les notes Gmail sont des annotations ou des éléments de contexte que vous attachez à un e-mail précis pour pouvoir le reprendre plus tard sans perdre le fil. Gmail n’a pas de fonctionnalité de notes dédiée, mais vous pouvez vous en approcher avec d’autres outils de Google Workspace, comme Tasks, Keep et les libellés, ou en passant à un client de messagerie collaboratif qui fait des notes une fonctionnalité à part entière. C’est surtout utile quand vous devez vous souvenir de quelque chose à propos d’un fil d’e-mails ou vous coordonner avec quelqu’un avant de répondre.

5 options (et demie) dans Gmail pour ajouter des notes

1. Utiliser Google Tasks

Vous pouvez ajouter un e-mail à Google Tasks pour vous laisser des notes dans la zone de description de la tâche.

Faites un clic droit sur l’e-mail auquel vous voulez ajouter des notes et sélectionnez « Ajouter à Tasks ». Vous pouvez aussi cliquer sur l’e-mail et utiliser le raccourci clavier ⇧ + T (Shift + T).

Une tâche apparaît dans le panneau latéral, à droite de votre e-mail. Cliquez dessus et ajoutez vos notes dans la zone des détails.

Cliquez sur l’icône d’e-mail sous la tâche pour ouvrir l’e-mail associé à la note.

L’inconvénient : vous ne pouvez pas partager vos tâches Google Tasks avec d’autres personnes. Pour collaborer sur un e-mail avec un membre de l’équipe directement dans Gmail, vous devrez lui transférer l’e-mail ou passer par Google Chat.

2. Utiliser Google Keep

Google Keep permet aussi d’attacher des notes à un e-mail dans Gmail.

Ouvrez l’e-mail auquel vous voulez ajouter une note. Si le panneau latéral n’est pas déjà affiché, ouvrez-le en cliquant sur la flèche sur le côté gauche de l’écran. Dans le panneau latéral, sélectionnez l’icône Google Keep. Un panneau Google Keep apparaît, dans lequel vous pouvez ajouter autant de notes que nécessaire.

L’inconvénient : pas de mise en forme du texte et une organisation des notes limitée. Les notes restent liées à votre compte personnel ; impossible de les partager directement avec vos coéquipiers.

3. Utiliser Google Chat

Vous pouvez utiliser Google Chat pour collaborer avec les membres de votre équipe, enfin, plus ou moins.

Cliquez sur Google Chat dans le panneau de gauche de Gmail pour ouvrir une fenêtre de chat. Ajoutez le ou les membres de l’équipe avec qui vous voulez collaborer, puis copiez, collez et envoyez le contenu de l’e-mail dont vous voulez discuter avec eux. Pensez à ajouter un lien vers le fil de messages Gmail concerné pour pouvoir le rouvrir facilement plus tard.

L’inconvénient : les autres membres de l’équipe ne peuvent pas cliquer sur le lien que vous avez ajouté pour retrouver l’e-mail d’origine, car il se trouve dans votre boîte de réception, pas dans la leur. Et si vous ne donnez pas assez de détails, le contenu collé risque de ne pas dire grand-chose aux personnes avec qui vous le partagez.

Résultat : beaucoup de temps perdu en allers-retours. En général, il est plus rapide de simplement transférer l’e-mail aux membres de l’équipe.

4. Utiliser les brouillons pour ajouter des commentaires

Vous pouvez aussi utiliser un brouillon pour vous laisser des notes. Répondez à l’e-mail sans l’envoyer : votre message est enregistré dans le dossier Brouillons, comme une note sommaire attachée au fil.

5. Répondre dans le texte avec des citations

Étape 1. Connectez-vous à votre compte Gmail, trouvez l’e-mail qui vous intéresse et copiez le passage du corps de l’e-mail auquel vous voulez répondre dans le texte.

Étape 2. Cliquez sur Répondre.

Étape 3. Cliquez sur le bouton Citation pour ajouter un bloc de citation à votre réponse.

Étape 4. Collez le texte copié depuis le message d’origine à côté de la ligne grise du bloc de citation, là où se trouve votre curseur.

Étape 5. Appuyez sur Entrée et rédigez votre réponse sous le bloc de citation.

5.5 Utiliser les libellés Gmail

Vous ne pouvez pas utiliser les libellés pour ajouter la note elle-même, mais les libellés Gmail peuvent indiquer qu’une note est nécessaire avant d’envoyer une réponse. Voyez-les comme un suivi de statut très léger dans votre boîte de réception. Pour une vraie automatisation, il vous faudrait un véritable moteur de règles, ce que Gmail ne propose pas nativement.

Comment commenter un e-mail et collaborer avec Missive

Missive est un client de messagerie collaboratif qui fonctionne par-dessus Gmail, Outlook et d’autres fournisseurs. Il transforme votre boîte de réception en boîte de réception partagée où votre équipe peut commenter, assigner et rédiger ensemble, sans rien transférer.

Vous pouvez l’utiliser comme application de bureau native sur macOS et Microsoft Windows, ou comme application web dans des navigateurs comme Chrome, Safari et Firefox.

Voici comment les équipes utilisent Missive pour ajouter des annotations privées aux e-mails et collaborer avec leurs collègues.

Ajoutez des commentaires privés à vos e-mails

Vous pouvez ajouter des commentaires privés sur n’importe quel e-mail et y revenir plus tard. Personne d’autre ne les voit, sauf si vous mentionnez explicitement un collègue.

Mentionnez votre équipe dans les commentaires d’un e-mail

Mentionnez d’autres membres de l’équipe dans un commentaire en tapant @ + leur nom. Les mentionner partage automatiquement l’e-mail avec eux (sans rien transférer) : ils peuvent voir votre commentaire et y répondre.

Ils peuvent répondre par un simple commentaire, ou dans un fil s’il y a plusieurs discussions autour de l’e-mail et qu’ils veulent garder les sujets bien organisés.

Assignez des tâches avec les commentaires

Vous pouvez transformer un commentaire en tâche quand vous voulez déléguer quelque chose à un membre de l’équipe ou à vous-même, sans basculer vers un outil de gestion de projet ni l’encombrer de tâches supplémentaires.

Si vous êtes comme nous, vous aimez les raccourcis clavier. Missive facilite la création de tâches : commencez à taper la description de votre tâche, puis passez en mode tâche avec ⌘ + ⇧ + X sur Mac ou Control + Shift + X sur les autres plateformes.

Vous pouvez aussi taper [ ] ou - [ ] au début de votre commentaire. Assignez la tâche à un membre de l’équipe avec @ + son nom, n’importe où dans votre commentaire.

Si vous préférez envoyer vos tâches vers un outil de gestion de projet plus formel, Missive propose des intégrations avec Asana, Trello, ClickUp et Todoist, ainsi qu’un connecteur Zapier pour tout le reste.

Des commentaires qui ont du style

Les commentaires Missive offrent des options de mise en forme au-delà du texte brut : gras, italique, barré, blocs de citation, code en ligne et blocs de code.

Partagez des pièces jointes dans un commentaire

Envoyez des pièces jointes à vos clients sans passer 10 minutes à les chercher dans Google Drive : il suffit de les déposer dans un commentaire. Nous nous en servons pour partager des fichiers zip, des PDF, des liens et des captures d’écran sans passer par des applications comme Slack, où le contexte de l’e-mail se perd.

Automatisez les commentaires avec les règles

Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser les règles et les règles IA de Missive pour automatiser des commentaires selon le contenu du message, l’expéditeur, le moment, et plus encore.

Déléguer le support client quand vous êtes débordé

Imaginons que vous receviez d’un client un nouvel e-mail que vous ne pouvez pas traiter tout de suite, alors que votre équipe tient à répondre sous 24 heures.

Vous pouvez configurer une règle dans Missive pour déplacer automatiquement l’e-mail vers une boîte d’équipe au bout d’un certain temps et ajouter un commentaire adressé à tous ses membres, pour leur signaler que quelqu’un doit prendre le relais.

Respectez vos SLA

Vous pouvez aussi appliquer des règles à toute une équipe. Aidez votre équipe à respecter ses SLA avec les clients en créant une règle qui prévient tous ses membres dès qu’un e-mail reçu pendant les heures ouvrées reste plus de 30 minutes sans réponse.

Ajoutez automatiquement des rappels sur les informations clés d’un client

Certains clients ont des particularités importantes que votre équipe doit connaître chaque fois qu’elle échange avec eux.

Imaginons par exemple que vous soyez un grand transporteur de fret ou un prestataire logistique (3PL), et qu’un expéditeur ou destinataire en particulier interdise l’accès de son site à certains types de chauffeurs. Vous pouvez utiliser des règles pour ajouter automatiquement des rappels sous forme de commentaires aux échanges d’e-mails avec le domaine de ce client (par exemple, *@acme.com).

Ajouter des commentaires à Gmail depuis un appareil mobile

Vous pouvez aussi ajouter des commentaires, des tâches et des pièces jointes avec l’application mobile pour iOS ou Android. Pratique pour laisser du contexte sur un fil quand vous n’êtes pas à votre bureau.

En bref

Gmail a été conçu pour des boîtes de réception individuelles, pas pour des équipes qui travaillent sur des adresses partagées. Si vous collaborez vraiment (commentaires privés, assignation des conversations, rédaction de réponses à plusieurs, suivi de qui s’occupe de quoi), Gmail seul vous donnera toujours l’impression de bricoler. Un outil de boîte de réception partagée comme Missive fonctionne par-dessus votre compte Gmail existant : rien ne change pour votre adresse e-mail ni pour votre serveur. Votre équipe gagne simplement la couche de collaboration qui manque à Gmail. Les tâches suffisent pour vous laisser des notes sur vos e-mails privés, mais dès que vous avez besoin de l’avis de quelqu’un d’autre, vous voilà de nouveau à transférer et à mettre en Cc. C’est ce manque que comble une solution tierce. La surcharge d’e-mails s’allège nettement quand vous n’avez plus besoin de lancer un Zoom pour chaque petite question.

FAQ

Quelle est la différence entre les notes Gmail et Google Keep ?

Gmail n’a pas de fonctionnalité de notes dédiée : par « notes Gmail », on entend généralement des solutions de contournement comme Google Tasks, les brouillons ou les réponses avec citation. Google Keep est l’application de prise de notes autonome de Google, accessible depuis le panneau latéral de Gmail pour garder vos notes à côté de votre boîte de réception. Aucune des deux ne permet de partager avec un coéquipier une note attachée à un e-mail précis.

Peut-on exporter des notes depuis Gmail ?

Il n’existe aucun moyen officiel d’exporter des notes Gmail en masse sans les copier-coller une par une. C’est possible avec des modules complémentaires tiers, mais Google ne le prend pas en charge nativement.

Peut-on partager des notes Gmail avec son équipe ?

Pas nativement. Google Tasks et Google Keep gardent tous deux les notes privées, visibles uniquement par la personne qui les a créées. Pour partager des notes sur un e-mail avec votre équipe, vous devez soit transférer l’e-mail, soit utiliser un outil comme Missive, qui permet à plusieurs personnes de commenter le même e-mail sans le transférer.

Quelle est la meilleure façon d’ajouter des notes aux e-mails en équipe ?

Utilisez un client de messagerie collaboratif. Missive vous permet d’ajouter des commentaires privés ou des commentaires d’équipe à n’importe quel e-mail (de Gmail, d’Outlook ou de tout autre fournisseur), d’assigner la conversation à un coéquipier et de transformer des commentaires en tâches avec échéance. Tout reste attaché à l’e-mail lui-même : le contexte ne se perd pas dans le chat ou les transferts.

Gmail propose-t-il des fonctionnalités IA pour ajouter des notes ?

Gmail propose des fonctionnalités IA basées sur Gemini pour rédiger et résumer des e-mails, mais rien de conçu spécifiquement pour ajouter des notes. Si vous voulez une IA qui lit un e-mail et y ajoute automatiquement du contexte (comme des indicateurs d’urgence ou des notes de synthèse), il vous faudra un outil comme Missive avec ses règles IA.