Freedom Doran n’avait pas prévu de devenir un utilisateur avancé des clients de messagerie. Mais quand on dirige une société internationale de management et de médias avec 10 à 11 comptes e-mail, plusieurs équipes et des clients sur quatre continents, on n’a pas vraiment le choix.

Le problème : noyé sous les onglets Gmail

La société de Freedom Doran, 22 IMPACT, représente des créateurs, des mannequins et des artistes, tout en gérant les relations presse, la production d’événements et des campagnes dans le monde entier. C’est le genre d’activité où l’e-mail n’est pas qu’un outil de communication : c’est le centre de commandement.

« Je travaille sur 11 comptes e-mail différents, explique Freedom. Certains sont personnels, d’autres professionnels. Je partage l’accès avec mes assistants, mon équipe, des talents et même l’entreprise de ma mère. »

Au départ, l’organisation était plutôt simple : Apple Mail pour plusieurs comptes. Mais c’est vite devenu « vraiment nul », et Freedom est passé à Gmail. Ce qui a créé un nouveau problème.

« Le principal problème de Gmail, c’était qu’il ne gérait qu’un seul compte, alors que je devais gérer environ 10 à 11 comptes e-mail différents, dont certains partagés avec des collègues. »

La solution de contournement ? Passer sans arrêt d’un profil Gmail à l’autre pour consulter les différents comptes. « Je passais juste d’un compte à l’autre parmi les trois principaux, peut-être. Je ne les consultais pas tous, tout le temps. »

Pour quelqu’un qui se décrit comme « un grand amateur de logiciels », « exigeant sur les fonctionnalités, le prix et le fonctionnement », ça ne pouvait pas durer.

La recherche : trouver une aiguille dans une botte de boîtes de réception collaboratives

Freedom aborde les logiciels de façon méthodique : « Je les essaie à peu près tous. Et en général, il y a quelque chose, dans les fonctionnalités ou le design, qui m’agace, et je finis par les abandonner au bout de deux semaines environ. »

La quête d’une meilleure solution e-mail l’a mené à chercher des « boîtes de réception collaboratives ». Freedom a essayé Superhuman. Ça ne lui a pas plu. Puis une autre plateforme. Toujours pas satisfait.

« Si d’autres solutions réglaient le problème des comptes multiples, Missive s’est démarqué parce que l’interface et le design des autres plateformes étaient frustrants et ne répondaient pas à ses exigences. »

Pour Freedom, ce n’était pas négociable : « L’UI/UX était vraiment frustrante et agaçante. Le design était tout simplement horrible. Ou alors je suis juste exigeant là-dessus, et ce n’était pas au niveau de ce que j’attendais. »

Puis il a découvert Missive.

La solution : tous vos e-mails au même endroit (dans une interface qui n’est pas affreuse)

Il y a environ deux ans, Freedom a adopté Missive et ne l’a jamais regretté. L’attrait principal était simple : un design supérieur et la possibilité de voir enfin tous ces comptes e-mail dans une seule interface.

« Globalement, le design et les fonctionnalités sont bien meilleurs que tout le reste. »

Mais à mesure que 22 IMPACT grandissait, quelque chose d’intéressant s’est produit. Ce qui n’était au départ qu’un outil pour regrouper ses e-mails en solo est devenu une plateforme de collaboration.

L’assignation change tout

Deux mois avant cette interview, Freedom a fait passer Jasmine, booker senior pour les mannequins, sur Missive. L’outil d’assignation a transformé leur façon de travailler.

« Avant, on la mettait en copie de chaque e-mail et on répondait au client en écrivant « je mets Jasmine en copie ». Au bout d’un moment, je lui ai dit : écoute, passe là-dessus, je peux juste cliquer sur Assigner et ça arrive dans ta boîte de réception, c’est un peu plus simple. »

Des soucis de traduction ? C’est du passé

Avec des clients dans plusieurs pays, la barrière de la langue était une source de friction constante. L’intégration ChatGPT de Missive a réglé le problème avec élégance.

« Je travaille beaucoup dans différentes langues. Par exemple, des gens m’écrivent tout le temps en allemand, et je peux simplement ouvrir la barre latérale, coller le message et demander de le traduire. »

L’avenir : agrandir l’équipe, voir plus grand

Freedom prévoit d’étoffer l’équipe principale de 22 IMPACT dans les trois prochains mois, et toutes les nouvelles recrues travailleront sur Missive dès leur arrivée.

Au-delà de la croissance de l’équipe, Freedom réfléchit à des intégrations plus poussées. Il nous a récemment contactés au sujet d’une connexion entre Missive et son CRM, Attio, pour ajouter des affaires sans changer d’application.

La demande de fonctionnalité la plus intéressante ? Utiliser l’assistant IA de Missive pour interroger des années d’historique d’e-mails afin d’identifier les « opportunités perdues » à relancer. Freedom a récemment dû passer par un processus complexe impliquant Clay, Google Sheets, des conversions CSV et d’autres outils externes pour y parvenir à la main.

« Ce qui aurait été bien, c’est de pouvoir voir dans Missive les 50 principales opportunités perdues des 3 derniers mois, ou quelque chose dans ce genre. »

Vue d’ensemble : des utilisateurs solo qui deviennent des équipes

Le cas de Freedom est courant : un utilisateur seul qui regroupe plusieurs adresses e-mail pour s’organiser, la collaboration n’étant qu’un bénéfice secondaire, qui arrive plus tard.

C’est un schéma que suivent de nombreuses petites entreprises. On part d’un problème d’organisation. On le résout. Puis l’équipe grandit, et cet outil devient soudain une infrastructure de collaboration.

Pour Freedom, le passage de la jonglerie entre profils Gmail à une activité bien huilée dans Missive illustre une vérité plus large : « Ça fait longtemps que je l’adore. Même si vous enleviez [les fonctionnalités de collaboration], je ne partirais toujours pas, parce que je l’adore. »

À retenir

Le problème : gérer 10 à 11 comptes e-mail entre communications personnelles, d’équipe et clients, en passant sans cesse d’un profil Gmail à l’autre

Pourquoi Missive : une interface et un design supérieurs, une vraie gestion multicompte et des fonctionnalités de collaboration qui ont suivi la croissance de l’entreprise

Les résultats :

• Tous les comptes e-mail accessibles dans une seule interface
• Une collaboration d’équipe simplifiée grâce aux assignations
• Une traduction facile pour les clients internationaux
• Le projet de faire passer toute l’équipe, en pleine croissance, sur Missive