La plupart des entrepreneurs qui mènent plusieurs activités les répartissent dans des outils séparés. Des identifiants e-mail différents, des structures organisationnelles différentes, une pile d’outils par entreprise. André Loja, chez Tabaibo, a fait l’inverse.

Loja dirige Tabaibo, une société mère basée sur l’île portugaise de Madère, à la tête d’un portefeuille de 12 entreprises, 2 associations et un club sportif. La plus grande entité du groupe est An Island Apart, une société de gestion de locations de vacances qui compte une quarantaine de personnes et s’occupe d’environ 400 logements sur l’île. Au total, le portefeuille de Loja emploie une soixantaine de personnes. Six ou sept de ces entités sont pleinement opérationnelles ; les autres existent pour des raisons institutionnelles ou juridiques, mais reçoivent tout de même des e-mails, qui ont besoin d’un endroit où arriver.

Pour Loja, cet endroit, c’est Missive, un client de messagerie collaboratif conçu pour les équipes. Chaque entité du portefeuille y passe, et lancer une nouvelle activité revient à créer un nouvel espace d’équipe. « Dans mon cas, utiliser Missive est obligatoire, et chaque fois que je lance une nouvelle entreprise ou une nouvelle association, je veille à exiger que les gens se mettent eux aussi à Missive. Parce que sinon, je suis perdu. C’est là que j’ai tout. »

Cette organisation est assez inhabituelle pour que Loja lui-même semble un peu surpris que davantage d’entrepreneurs ne fassent pas de même. « Je pensais que Missive serait une évidence pour ces gens-là. Parce que dès qu’on doit se connecter à des boîtes e-mail différentes pour des entreprises différentes, c’est un cauchemar. »

Entreprises et services, côte à côte

L’architecture est simple à décrire, mais on la croise rarement. Chaque entité du portefeuille a sa propre boîte d’équipe dans Missive : Tabaibo, Archipelago, Boganga, An Island Apart, Madeira Racket Club, et ainsi de suite. Certains de ces espaces d’équipe sont des entreprises autonomes à part entière. D’autres sont des services au sein d’une entreprise (comptabilité, réservations, ventes). Ils cohabitent dans le même espace de travail, si bien que la boîte d’équipe remplit discrètement deux rôles à la fois : séparer une entreprise de ses sociétés sœurs et, au sein d’une entreprise, séparer les services.

Cette organisation côte à côte compte, car elle permet à Loja d’estomper les frontières quand il le souhaite. Tabaibo, la société mère, héberge les équipes comptables et administratives qui servent le reste du portefeuille. Quand une facture arrive n’importe où dans le groupe, une règle l’achemine automatiquement vers la boîte de la comptabilité. Quand une nouvelle activité démarre, cette infrastructure comptable l’attend déjà.

Des spécialistes que l’on peut mentionner dans tout le portefeuille

La pièce qui relie le tout se trouve dans un espace d’équipe bien précis. Le conseiller financier et l’avocat de Loja sont associés dans Archipelago, l’une des entreprises du groupe. Parce qu’ils sont associés, ils ont un accès complet à Missive. Et parce qu’ils ont accès à Missive, ils peuvent être mentionnés sur des e-mails dans n’importe quel autre espace d’équipe, quelle que soit l’entreprise à laquelle l’e-mail appartient.

« Par exemple, le conseiller financier et mon avocat sont en fait associés dans l’une des entreprises. Ils ont donc accès à Missive. Je peux les mentionner dans toutes les autres entreprises si j’ai besoin de leur aide sur une question juridique ou financière. Au sein du groupe, il n’y a pas vraiment de secrets pour qui que ce soit. »

Ce seul choix de conception transforme deux spécialistes en ressources partagées par les 15 entités. Une collaboration entre entreprises qui obligerait normalement à transférer des e-mails à des experts externes se déroule dans un seul fil. L’avocat commente. Le comptable commente. La conversation reste au même endroit.

C’est le même mécanisme qui rend Missive utile à n’importe quelle équipe : une boîte de réception partagée et des commentaires intégrés. Mais appliqué à des entités juridiques plutôt qu’à des services, il résout un problème avec lequel la plupart des dirigeants de plusieurs entreprises se contentent de vivre.

An Island Apart et les règles qui la font tourner

Le vrai test d’échelle de cette organisation, c’est An Island Apart, l’activité de locations de vacances. Avec 400 logements en gestion à Madère, l’équipe des réservations traite à elle seule des centaines d’e-mails un jour normal, parfois 150 à 200 si elle prend un jour de congé. Huit personnes composent cette équipe, dont cinq ou six sont dans la boîte de réception à tout moment. L’équipe des réservations a aussi intégré WhatsApp et Instagram à Missive, car une bonne part des échanges avec les voyageurs commence sur ces canaux.

La plupart des e-mails entrants arrivent par l’adresse principale de tri. L’équipe les trie, puis traite elle-même l’e-mail, l’envoie au bon service ou mentionne un collègue pour avoir son avis. Le reste du temps, les règles s’occupent automatiquement de l’acheminement, en particulier pour les catégories récurrentes comme les factures fournisseurs.

Front est devenu trop cher. Missive savait gérer la structure.

Loja a été l’un des premiers clients de Front, l’outil de boîte de réception partagée que le groupe utilisait auparavant. Il en est parti pour une raison simple : après un changement de tarifs, Front est devenu « hors de prix ». Il a cherché une alternative capable de gérer la complexité structurelle d’entités juridiques distinctes, avec des numéros de TVA distincts, et Missive a rempli ce critère à un prix que le groupe pouvait absorber.

Et avant ? Il préfère ne pas trop s’en souvenir. « Je ne me souviens pas de ma vie d’avant, et je ne veux pas m’en souvenir, parce que c’était un cauchemar. Je devais me connecter à des boîtes e-mail différentes pour des entreprises différentes. Mon Dieu, ce serait de nouveau le même chaos. »

Une mise en route bien rodée

Ajouter une nouvelle activité au système est désormais un processus largement reproductible. Loja crée un Google Workspace pour la nouvelle entité, le connecte à Missive en tant que nouvel espace d’équipe et ajoute les collaborateurs concernés. La comptabilité est déjà en place grâce à Tabaibo. Les conseillers juridique et financier sont déjà joignables d’une simple mention. L’espace d’équipe hérite de toute cette infrastructure.

Les nouveaux collaborateurs apprennent Missive en faisant ce qu’ils savent déjà faire, à savoir des e-mails, avec une fine couche de fonctionnalités collaboratives en plus (mentions, commentaires, assignation). « Si les gens utilisent déjà Outlook ou un autre client de messagerie, il ne reste que la collaboration, mentionner des personnes. Les choses simples. La plupart n’ont pas besoin de connaître les règles et tout ce qui est configuré en interne. »

Résultat : un portefeuille de 15 entités qui tourne sur un seul espace de travail, où il suffit d’un Google Workspace et d’un espace d’équipe pour intégrer une nouvelle activité à une infrastructure qui a mis des années à se construire. Pour Loja, c’est toute la différence entre diriger 12 entreprises et se laisser diriger par elles.