Cedar Consulting Group n’est pas un cabinet comptable comme les autres. Organisé en équipe de conseil spécialisée, avec des pôles distincts en fiscalité, en droit et en évaluation, le cabinet est souvent appelé sur les situations complexes qui laissent les autres comptables perplexes.

« Nous sommes le comptable des comptables », explique Sunny Jaggi, qui dirige le pôle fiscalité. « On fait appel à nous en tant que spécialistes pour des sujets comme les fusions et acquisitions, la planification successorale, la fiscalité en cas de décès et les dossiers transfrontaliers. »

Avec une quinzaine de collaborateurs qui traitent chaque année plus de 100 dossiers à forts enjeux, le travail de Cedar est à la fois pointu et soumis à des délais serrés. Ses clients attendent de la précision, mais sa communication interne n’était pas à la hauteur de cette exigence.

Le cauchemar des transferts

Avant Missive, Cedar Consulting Group utilisait principalement Outlook avec Office 365. L’équipe se heurtait à un problème courant dans les cabinets de services professionnels : le cycle sans fin des transferts d’e-mails.

Ce fonctionnement inefficace encombrait les boîtes de réception, mais semait aussi la confusion sur qui était responsable de quoi, et des échéances étaient manquées. Les tentatives de mise en place d’outils de gestion de projet comme Karbon n’ont rien réglé : les membres de l’équipe ne les adoptaient tout simplement pas et revenaient toujours à Outlook.

« Si l’information n’est pas mise à jour, elle ne sert à rien », note Sunny. « En parallèle, on utilisait Excel pour suivre les choses, parce que les gens n’ont jamais été à l’aise à l’idée de lâcher Excel. »

Le chaînon manquant entre gestion de projet et e-mail

Cedar Consulting Group se retrouvait coincé entre une gestion de projet structurée et la réalité d’un quotidien passé dans les boîtes de réception. Le cabinet venait d’adopter Notion pour la gestion de projet, mais il lui manquait encore une pièce essentielle.

Comme l’outil de gestion de projet et les e-mails ne communiquaient pas, les tâches non structurées issues des demandes clients passaient souvent entre les mailles du filet, alors même qu’elles concernaient directement des projets en cours.

Missive entre en scène : des e-mails sur lesquels on peut agir

Après avoir découvert Missive au fil d’une recherche en ligne, Sunny l’a testé pendant trois jours avec son assistant de direction avant de le déployer auprès de l’équipe fiscalité, puis des équipes juridique et évaluation.

L’adoption a été nettement meilleure qu’avec les outils précédents, car les avantages sautaient immédiatement aux yeux :

• Des commentaires privés au sein des e-mails, qui rendent les transferts internes inutiles
• Des tâches créées et assignées directement dans les conversations
• Des réponses enregistrées qui simplifient les échanges fréquents pour collecter des informations et envoyer des propositions
• La possibilité de regrouper les e-mails de plusieurs domaines, pour travailler en marque blanche

« Le chat, les commentaires privés et les tâches au sein des e-mails, c’est ce qui a fait mouche chez nous », raconte Sunny. « Et les réponses enregistrées pour les e-mails envoyés fréquemment nous ont fait gagner beaucoup en efficacité. »

Le prolongement naturel du fonctionnement réel d’un cabinet de services professionnels

Pourquoi Missive s’est-il imposé là où d’autres solutions avaient échoué ? Parce qu’il collait au fonctionnement quotidien réel de Cedar Consulting Group. Au lieu d’obliger l’équipe à plier ses méthodes à un système rigide, Missive s’est adapté à sa façon naturelle de communiquer.

« On ne peut pas tout structurer à ce point », souligne Sunny, en pensant aux nombreuses sous-tâches et décisions au cas par cas propres aux services professionnels. « Il y a une part d’appréciation professionnelle. Beaucoup de choses relèvent du jugement, et on ne sait tout simplement pas où elles vont aboutir. »

La capacité de Missive à structurer les échanges par e-mail sans sacrifier la flexibilité s’est révélée être exactement ce dont l’équipe de Cedar avait besoin.

Préparer l’avenir

Cedar Consulting Group continue d’explorer les fonctionnalités avancées de Missive pour optimiser encore son fonctionnement :

• Des espaces d’équipe pour mieux organiser les échanges par service
• Des boîtes de réception partagées pour déléguer la gestion des e-mails de l’associé principal
• Des carnets de contacts pour acheminer automatiquement les e-mails des clients vers les bons membres de l’équipe
• Des règles IA pour faire remonter les e-mails urgents et créer des filtres personnalisés

« Nous cherchons toujours à améliorer notre pratique et nos processus », explique Sunny. « D’abord, nous sommes passés à Notion, et maintenant nous continuons à optimiser Missive. »

Pour Cedar Consulting Group, Missive est devenu bien plus qu’un simple client de messagerie : c’est un maillon essentiel de son infrastructure de communication, qui relie ses équipes spécialisées et leur permet de fournir les services de conseil de haute qualité qu’attendent ses clients.