David Price est le fondateur d’Avenue Systems, une entreprise de conception et d’intégration audiovisuelle basée à Milwaukee, dans le Wisconsin. Avenue Systems propose des services de conception-réalisation pour les constructions neuves et les rénovations d’envergure. Avec une équipe de 13 employés, l’entreprise collabore avec des interlocuteurs variés, dont des clients, des architectes, des ingénieurs et des architectes d’intérieur, pour livrer des solutions audiovisuelles de haute qualité.

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À quoi vous sert Missive ?

David et son équipe utilisent Missive pour centraliser la gestion de leurs e-mails et de leur communication. Missive est leur plateforme principale pour traiter les e-mails, les messages instantanés et les tâches collaboratives, ce qui assure une coordination et une communication fluides sur leurs différents projets.

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Quels problèmes vous ont amené à chercher une solution comme Missive ?

David a cherché une solution comme Missive à cause des difficultés que rencontrait son entreprise avec ses outils de communication et de collaboration. L’équipe utilisait un mélange de Gmail pour les e-mails, de SMS pour la communication instantanée et de Monday.com pour la gestion de projet. Cette approche posait des problèmes comme :

• Aucune standardisation de la communication instantanée.
• Des difficultés à s’assurer que tout le monde était inclus dans les échanges d’e-mails, surtout sur les grands projets aux nombreux participants.
• Des clients qui n’utilisaient souvent pas « Répondre à tous », si bien que certaines personnes étaient exclues d’échanges importants.
• Une désorganisation et une fragmentation générales de la communication.

Qu’est-ce qui comptait le plus dans le choix d’une solution ?

Gestion des e-mails : il lui fallait une solution capable de gérer simplement les e-mails, en s’assurant que tous les membres de l’équipe étaient inclus dans les échanges importants.

Communication instantanée : un outil capable de standardiser les communications instantanées et d’en garder une trace était indispensable, car leur méthode précédente, à base de SMS, était désorganisée et manquait souvent de suivi.

Intégration avec la gestion de projet : l’équipe utilisait Monday.com pour la gestion de projet, mais l’outil n’était pas idéal pour communiquer. Elle cherchait sans doute une solution capable de compléter ses outils de gestion de projet existants ou de bien s’y intégrer.

Facilité d’utilisation et d’adoption : le nouvel outil devait être facile à adopter pour l’équipe, qui utilisait jusque-là des méthodes variées, et il était important d’assurer une transition en douceur vers un système plus standardisé.

Réactivité et support : David cherchait un outil dont le support serait, au besoin, facile à joindre et rapide à répondre.

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Sur quelles fonctionnalités clés vous appuyez-vous ?

Boîtes d’équipe : David et son équipe gèrent leurs e-mails personnels comme partagés dans Missive, pour que toutes les personnes impliquées dans un projet puissent consulter les e-mails qui les concernent et y répondre. Cette fonctionnalité les aide à garder une communication organisée sans avoir à transférer les messages ni à mettre plusieurs personnes en copie.

Chat interne : ils utilisent le chat interne de Missive pour discuter autour des e-mails et d’autres messages. Les membres de l’équipe peuvent ainsi échanger avec tout le contexte, directement dans les fils d’e-mails, ce qui facilite le suivi des décisions et des échanges liés à chaque projet.

Assignations et tâches : les e-mails et les tâches peuvent être assignés à des membres précis de l’équipe, ce qui établit clairement qui est responsable de chaque partie d’un projet. Avenue Systems sait ainsi qui s’occupe de quoi.

Rédaction collaborative : les membres de l’équipe peuvent rédiger des e-mails ensemble en temps réel, ce qui facilite la collaboration sur les réponses et garantit que toutes les contributions utiles sont intégrées avant l’envoi.

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Règles : Missive leur permet de créer des règles pour automatiser les tâches répétitives, comme appliquer des libellés aux e-mails, envoyer des réponses automatiques ou assigner des conversations selon des critères précis. Cette automatisation fait gagner du temps et garantit que rien ne passe entre les mailles du filet.

Conversations épinglées : les conversations importantes peuvent être épinglées pour y accéder rapidement, afin que les e-mails essentiels soient toujours faciles à retrouver et à consulter.

Conclusion

David et son équipe chez Avenue Systems ont trouvé en Missive un outil précieux pour améliorer leur communication et leur collaboration. Les fonctionnalités sur lesquelles ils s’appuient, comme les boîtes d’équipe, le chat interne et l’assignation de tâches, les ont aidés à mettre en place un fonctionnement plus organisé et plus inclusif. Les intégrations de Missive et l’automatisation des tâches ont simplifié leurs opérations, en améliorant la coordination et la responsabilisation au sein de l’équipe.

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