Depuis 2007, Lark Cake Shop régale les gourmands de Los Angeles avec ses délicieux gâteaux et cupcakes. Son propriétaire, John Hensley, a repris l’affaire en 2011 et a apporté son sens des affaires à l’univers de la crème au beurre et de la pâte à sucre.

Entre les gâteaux de mariage sur mesure, les anniversaires et les douceurs du quotidien, l’équipe de Lark avait besoin d’un meilleur moyen que son ancienne configuration Outlook pour gérer des échanges par e-mail de plus en plus nombreux.

Le défi : jongler avec les commandes sur mesure entre plusieurs boutiques

Avant d’adopter Missive, l’équipe de Lark Cake Shop faisait face à un défi courant pour les petites entreprises : gérer les échanges entre plusieurs boutiques avec un e-mail classique.

« Quand des gens nous écrivaient pour demander « Bonjour, on peut venir chercher un gâteau mousse au chocolat de 20 cm ? » sans préciser dans quelle boutique, il nous fallait un moyen rapide de nous coordonner entre les magasins. »

Cette coordination était particulièrement cruciale pour les gâteaux sur mesure, qui représentent environ 65 % du chiffre d’affaires alors qu’ils comptent moins de commandes au total que l’offre standard « prête à emporter ».

Trouver les bons ingrédients pour mieux communiquer

Pendant le COVID, quand l’activité en boutique a radicalement changé, l’équipe de Lark a décidé qu’il était temps d’évoluer. Il lui fallait un système capable de :

• Permettre au personnel d’échanger en interne sur les commandes
• Organiser efficacement les différents types de demandes
• Répondre rapidement aux clients
• Suivre les commandes à long terme, comme les mariages

Après avoir étudié plusieurs options, l’équipe a choisi Missive comme solution de boîte de réception partagée.

Comment Missive simplifie le quotidien de la pâtisserie

• ‍Les notes internes mettent tout le monde sur la même longueur d’onde. Avec du personnel à temps partiel et des membres de l’équipe aux horaires décalés, pouvoir échanger en interne directement dans les fils d’e-mails permet de ne rien laisser passer.‍
• Les répondeurs automatiques font gagner du temps sur les demandes courantes. Pour les demandes de mariage et de gâteaux sur mesure, Lark utilise les répondeurs automatiques de Missive avec pièces jointes pour informer immédiatement les clients.‍
• Tout est organisé au même endroit. Presque toutes les interactions avec les clients passent par Missive, des simples questions sur les horaires d’ouverture aux créations de gâteaux sur mesure complexes qui demandent de nombreux allers-retours.

Le système aide à suivre les commandes réservées longtemps à l’avance : « J’ai des mariages réservés jusqu’en 2026. Je ne me souviens pas de ce dont j’ai parlé avec Janie pour son gâteau de mariage en 2025, alors je dois retourner dans l’e-mail pour le retrouver. »

Les résultats : une pâtisserie mieux organisée

Si John admet avoir d’abord résisté au changement (« Au début, je disais : « Il faut se débarrasser de ça, je déteste » »), il a fini par apprécier la façon dont Missive aide à organiser les échanges de l’entreprise.

Le système est devenu particulièrement précieux pour :

• Gérer les demandes de gâteaux sur mesure, de la première demande au paiement
• Suivre les commandes de gâteaux de mariage des mois, voire des années à l’avance
• Coordonner les membres de l’équipe
• Répondre rapidement aux questions courantes

Des conseils gourmands pour les autres petites entreprises

Quand on lui demande à qui Missive profiterait le plus, John n’hésite pas : « Je dirais sans hésiter les petites entreprises. Ce serait mon pain quotidien. »

Pour les entreprises qui jonglent avec les échanges clients, en particulier celles qui proposent des commandes ou des services sur mesure nécessitant des allers-retours, Missive offre la recette idéale du succès.